Любой менеджер знает: чтобы проект завершился успешно и в срок, очень важно грамотно спланировать его на старте. Один из инструментов для этого — диаграмма Ганта. В статье расскажем, что это такое, как ее использовать и как построить график Ганта онлайн.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это инструмент для планирования проектов, который показывает ход выполнения и хронологию проекта. График представляет собой календарную сетку, где отмечена дата старта и финиша каждого этапа проекта и каждой задачи, видна их длительность и пересечения, а также ответственные за эти задачи сотрудники.
Бывает, что управлению не хватает прозрачности, и тогда наступает хаос. Например, сотрудники не знают, на каком этапе находится проект. Или не понимают, зачем выполняют задачи и что произойдет после их выполнения. А планерки затягиваются, потому что в начале каждой встречи менеджер подробно рассказывает, что сейчас происходит с проектом.
Если вы знакомы с такой ситуацией не понаслышке, диаграмма Ганта поможет навести в делах порядок, сделать ход работы прозрачным и понятным для всей команды. Она покажет, какие этапы работы над проектом нужно пройти, сколько времени займет каждый из них и что нужно успеть к ближайшему дедлайну.
Если команда пользуется диаграммой, руководители не тратят время на напоминание и постановку задач — сотрудники сами видят, что от них требуется на каждом этапе и к какому сроку нужно закончить работу.
Где используется и кому нужна диаграмма Ганта
Диаграмму Ганта используют руководители отделов, менеджеры продуктов и менеджеры проектов везде, где работает проектный подход. Например, при разработке сайтов или программного обеспечения, создании архитектурного или дизайн-проекта, организации мероприятия. Этот инструмент почти универсален — он полезен маркетологам, строителям, в консалтинге, страховании, PR-отрасли.
Часто диаграмму используют в методологии Waterfall, или каскадной разработке. Это метод планирования проектов, при котором этапы работы четко разграничены и идут последовательно: новый этап начинается, только когда закончен предыдущий. Например, сначала нужно проанализировать целевую аудиторию сайта, а потом писать тексты для него.
В методологии Agile, или гибкой разработке, диаграмму Ганта удобнее использовать, чтобы планировать спринты — отдельные этапы работ по проекту. В такой модели несколько глобальных задач выполняют параллельно: например, разрабатывают фирменный стиль сайта и пишут тексты для него.
Как построить диаграмму Ганта
Принцип создания диаграммы единый, независимо от того, где вы ее строите. Пройдите пять шагов:
- Установите сроки проекта. Определите точные даты начала и завершения проекта и зафиксируйте их на графике. После этого разделите временную шкалу на деления — по месяцам, неделям или дням.
- Определите этапы проекта или крупные задачи. Затем разбейте их на конкретные задачи. Например, если вы делаете клиентское бренд-медиа, одним из этапов будет сбор данных о компании, а отдельной задачей — брифинг клиента.
- Установите связи между этапами. Решите, какие задачи можно выполнять параллельно, а какие невозможно начать, пока не завершены предыдущие.
- Обозначьте промежуточные сроки или контрольные точки. На временной шкале отметьте срок завершения каждого большого этапа и, если возможно, каждой мелкой задачи. Не забудьте показать график команде и согласовать его с ответственными.
- Актуализируйте график по мере выполнения проекта. Во время работы вам, скорее всего, понадобится периодически обновлять диаграмму: уточнить сроки, назначить новых ответственных сотрудников или добавить новые задачи.
Диаграмму можно в буквальном смысле нарисовать вручную, но есть и более продвинутые инструменты, с помощью которых можно построить диаграмму Ганта онлайн бесплатно. У каждого свои плюсы и минусы. Рассмотрим самые популярные способы.
Как построить диаграмму Ганта в Excel
Плюс этого сервиса — возможность построить диаграмму Ганта онлайн без регистрации.
Минус — в Excel нельзя работать одновременно с коллегами, его может изменять только один человек в один момент времени. История изменений не сохраняется, и невозможно откатиться к предыдущей версии.
Как построить диаграмму Ганта онлайн в Google Spreadsheet (Google Таблицах)
Процесс создания диаграммы Ганта онлайн похож на работу в Excel. Но у этого способа есть два важных преимущества: обсуждать и редактировать таблицу можно вместе с командой в режиме реального времени, а все изменения сохраняются в истории. В любой момент можно посмотреть предыдущую версию таблицы и вернуться к ней.
Как сделать диаграмму Ганта онлайн в Битрикс24
Если вы уже планируете задачи в Битрикс24, превратить план в график Ганта просто: зайдите в раздел «Задачи и проекты» и выберите в строке представления «Гант». Задачи автоматически выстроятся в диаграмму, где будут отмечены даты начала и завершения каждой из них.
После этого график работ можно изменять: сдвигать мышкой даты старта или финиша, устанавливать крайние сроки, отмечать завершенные задачи. Еще Битрикс24 позволяет создавать на диаграмме задачи без определенного срока завершения — например, если эту задачу нужно выполнять регулярно в течение всего проекта.
Как и в Google Таблицах, можно настраивать доступ к редактированию диаграммы и работать с ней вместе с коллегами. Многие функции диаграммы Ганта в Битрикс24 автоматизированы: например, при планировании можно пропускать выходные или наоборот, включать их в длительность проекта. Система сама напомнит о дедлайне и окрасит просроченные задачи на графике в красный цвет. Начатые задачи также будут отмечены темной полосой. Если вы измените срок или длительность одной из задач, все остальные перестроятся автоматически. В предыдущих способах менеджер должен следить за изменениями в графике самостоятельно.
Как управлять проектами с помощью диаграммы Ганта
В Битрикс24 и других онлайн-сервисах диаграмма не только иллюстрирует состояние задач по проекту, но и позволяет ими управлять. Вы можете изменять срок выполнения каждой задачи или создавать подзадачи, а также назначать ответственных и сотрудников, которые участвуют в работе над задачей. При этом каждый из них получит оповещение — не нужно дополнительно писать сотрудникам в чаты.
С помощью диаграммы Ганта вы можете планировать свой рабочий день и загрузку каждого сотрудника, если настроите фильтр по людям. Если сотрудник начнет работать над задачей, перенесет ее на другой день или делегирует кому-то, вы тоже это увидите. Попросите сотрудников добавлять результат работы в карточку задачи, чтобы не терять материалы проекта.
С диаграммой Ганта вы в полном смысле этого слова управляете задачами. Причем результат ваших действий самый наглядный — переместите мышью сроки выполняющихся задач, сдвиньте полоску дедлайна, и это отразится на диаграмме. У вас перед глазами будет вся «картина» задач по проекту. В проект добавилась новая задача? Вы тут же задаете ей временные рамки. Задача затянулась? Форсируйте задачу, уменьшая крайний срок.
Плюсы и минусы диаграммы Ганта
Разберемся, какие преимущества и недостатки есть у этого способа управления проектами.
Плюсы
- Наглядность и прозрачность. В диаграмме Ганта отражены все этапы и сроки работы над проектом, контрольные точки, каждый член команды видит не только свою зону работы, но и взаимосвязь с чужими задачами.
- Оценка затрат ресурсов. На диаграмме видно, сколько времени потребуется на каждый этап работы, какие команды задействованы, сколько человек нужно привлечь. Видно, сколько задач у каждого специалиста, и можно распределить работу так, чтобы никто не перерабатывал.
- Легкое определение критического пути. Критический путь — это поиск ключевых задач проекта, без которого он не состоится и от которых зависят остальные этапы.
- Гладкий онбординг новых сотрудников и менеджеров. Когда новый специалист приходит в команду, он изучает диаграмму и сразу понимает, какова его роль в проекте, на каком этапе проект, какие задачи он берет на себя прямо сейчас и к кому обращаться, если появляются вопросы. Новый менеджер может быстро забрать проект у коллеги и сразу быть в курсе ситуации.
- Простая организация работы и распределения задач. Поскольку на графике отражен каждый шаг работы над проектом, задачи легко распределить между членами команды и следить за их выполнением.
- Прозрачность в команде. Пользуясь диаграммой Ганта, каждый сотрудник знает, чем прямо сейчас заняты остальные члены команды и кому нужно передать результаты своей работы.
Минусы
- Время на освоение. Делая диаграмму Ганта в первый раз, вы можете не учесть какие-то особенности проекта, забыть добавить неочевидные задачи. Точность приходит с опытом, для этого потребуется некоторое время.
- Обновление графика. Диаграмму сложно обновлять, если вы строите ее вручную в таблице: если на какой-то этап нужно больше времени, чем планировалось изначально, приходится сдвигать все последующие этапы.
При этом минусы нивелируются, если использовать специальные онлайн-сервисы для построения диаграммы Ганта, например, Битрикс24.
При всех достоинствах этого инструмента, он может не подойти для вашего проекта. Нет универсального способа управления задачами, поэтому проанализируйте все доступные и определитесь, какой из них больше подходит вашей команде.
Как внедрить диаграмму Ганта в своей команде
Когда вы внедряете в работу любой новый инструмент, самое важное — донести до команды его пользу. При этом нужно сделать акцент не на выгоде для компании, а на прикладной пользе для каждого сотрудника. Для этого отталкивайтесь от проблем, которые мешают команде работать.
Например, если сотрудники часто забывают о небольших задачах, покажите, что Диаграмма Ганта поможет их не терять и выделять для них время. Если часто срываются сроки отдельных этапов — покажите, как диаграмма поможет соблюдать дедлайны. Если сотрудники саботируют таск-менеджеры, возможно, с диаграммой Ганта им будет проще следить за ходом проекта.
Если сотрудникам кажется, что диаграмма Ганта — это еще один инструмент для контроля за их работой, предложите команде самостоятельно формировать диаграмму. Если сотрудники будут вовлечены в освоение нового инструмента, они станут охотнее им пользоваться. Чтобы привыкнуть к диаграмме было проще, протестируйте ее на небольшом проекте или даже на отдельной его части.
Частые вопросы о диаграмме Ганта
Диаграмма Ганта — это график проекта, где зафиксированы все этапы и задачи, даты старта и финиша каждой задачи, длительность этапов, а также ответственные на каждом из них.
Чтобы построить график вручную, установите даты начала и завершения всего проекта, разделите проект на этапы и отдельные задачи, зафиксируйте дедлайны и контрольные точки. Отметьте эти сроки на временной шкале и настройте связи между задачами: какие выполняются одновременно, а какие — последовательно. В специальных сервисах можно просто создать отдельные задачи для проекта, и они автоматически выстроятся в график.
Диаграмма помогает планировать задачи, соблюдать сроки, налаживать коммуникацию между разными командами и отдельными сотрудниками. С помощью диаграммы каждый член команды и клиенты видят, что происходит с проектом прямо сейчас: что уже сделано и что предстоит сделать в ближайшее время.
График Ганта поможет:
- наладить работу в команде, если сотрудники часто срывают сроки или теряют задачи;
- улучшить координацию между командами, если сейчас на нее уходит много времени;
- быстрее вводить в курс дела клиентов и новых специалистов.
Для построения диаграммы Ганта онлайн проще всего использовать специальные сервисы, которые автоматизируют ее использование: например, Битрикс24. Еще построить график Ганта онлайн бесплатно можно в Google Spreadsheet.
Что в итоге
- Диаграмма Ганта — это календарный график проекта, в котором отражены крупные этапы и отдельные задачи, указаны даты начала и завершения каждой задачи, а также ответственные за их выполнение.
- Диаграмму Ганта удобно использовать везде, где ведется проектная деятельность: в IT-сфере, маркетинге, консалтинге, строительстве, ритейле и других сферах. График можно адаптировать под разные методологии разработки: Waterfall, Agile или гибридную модель.
- Диаграмму Ганта можно построить в таблице Excel или Google таблицах, но если проект крупный и в нем много задач, удобнее использовать специальные сервисы, например, Битрикс24. Во всех сервисах диаграмма строится и работает по одним и тем же принципам, разница в уровне автоматизации и возможностях для совместной работы.
- Главное преимущество этого способа ведения проектов — прозрачность: менеджер, сотрудник и даже клиент всегда видит, на каком этапе находится проект, какие задачи выполняются прямо сейчас, кто отвечает за них и что нужно будет делать дальше.
- Чтобы внедрить диаграмму Ганта в команде, подумайте, как она поможет упростить сотрудникам выполнение задач и решить конкретные проблемы, а также какую выгоду получат сотрудники от нового инструмента.
