Автоматизация процессов компании и CRM в Битрикс24 для частная школа - Келечек MIT

О школе

«Келечек» представляет собой систему образовательных учреждений:

·                 детский сад, в котором воспитание и обучение детей начинается с 3-х лет;

·                 «нулевые классы», промежуточное звено между детским садом и школой, куда принимаются дети 5-6 лет;

·                 начальная школа;

·                 основная и средняя школа.

На момент внедрения CRM-системы в отделе Call-centra работало 3 сотрудника, 2 оператора и 1 руководитель.

Весь рабочий процесс образовательного центра «Келечек» построен на взаимоотношениях с клиентами. Они постоянно ищут новые каналы для привлечения школьников и их родителей, отслеживают работу по каждому клиенту, проводят повторные встречи и обучения. С ростом оборотов весь учебный процесс стал нуждаться в автоматизации. Нужна была система, которая систематизировала бы организацию мероприятий, облегчила подготовку новых предложений, повысила их конверсию и обеспечила прозрачность сделок и счетов.

Задачи

До момента внедрения Битрикс24, операторы вносили новых клиентов в Excel таблицу, записывали их где только можно, на листочках, в блокнотах, тем самым в последующем теряя их, это создавало неудобства при работе. Также забывались и телефонные звонки, на который порой клиенты так и не получали ответа, так как оператор просто забывал о них.

Результат

Сотрудничество с образовательным центом «Келечек» началось еще в феврале 2020 года. Они обратились в нашу компанию, увидев рекламу в Интернете. Получив полную консультацию, а также оставшись довольными презентацией наших консультантов, они незамедлительно решили внедрять систему в свой образовательный центр.

Основными задачами, при внедрении системы была централизованная обработка заявок с сайта, мессенджеров, телефонных звонков, автоматизация внутренних процессов школы, а также контроль качества работы сотрудников.

CRM-система Битрикс24 была внедрена для операторов Call-Centra. При работе с ними, сложностей не возникло, так как сотрудники сами хотели этого внедрения и были готовы к нововведениям. Со стороны сотрудников сопротивлений не возникло, они очень быстро вникли в рабочий процесс.

На сегодняшний день, в период пандемии COVID-19, школа осуществляет свою деятельность и продолжает работу в Битрикс24, формирую заявки школьников на следующий учебный год.

Активнее всего в функционале CRM-системы используется раздел CRM, Постановка задач, Сделки, Счета, а также телефония.

Руководителю стало удобно просматривать конверсию, а также поток клиентов, с разных источников обращения (почта, звонки, социальные сети) Сотрудникам при работе стало очень удобно фильтровать клиентов, так как школа многопрофильная, стало удобно выставлять счета на оплату, а также стало отвечать с единого окна Битрикс24 на заявки с социальных сетей и почт.

Сложностей с вовлечением функционала Битрикс24 не возникло.

Преимуществом является то, что клиентам очень нравятся работа в Битркис24, как только, к примеру, подходит к концу оплата тарифного плана, кстати, учебный комплекс находится на тарифном плане Битрикс24 «CRM +», они заранее проплачивают тариф, так как понимают его значимость, и что без него, они не смогут полноценно вести работу.

С появлением CRM-системы в образовательном центре «Келечек» начали фиксироваться все взаимодействия с учениками, а также их родителями. Теперь, у менеджеров образовательного центра «Келечек» есть своя клиентская база, что позволяет фиксировать какое количество детей в семье, какого они возраста и кому можно позвонить на следующий учебный год. Также хотелось отметить, что в систему была импортирована база контактов из разрозненных файлов Excel. Теперь ведется автоматический учет продаж, выставляются счета и анализируется процесс работы.