Внедрение коробочной версии "1С-Битрикс24.Корпоративный портал" в ТОО "Колгу Лимитед"

Краткая информация о клиенте:

Компания занимается поставкой, продажей и сервисным обслуживанием профессиональной техники для сферы общепита. Основные продажи в секторе В2В.

С какими проблемами обратился заказчик в компанию LIGASOFT:

1. Отсутствие  единой базы клиентов, вся информация в телефонах менеджеров, таблицах и пр.
2. Этапы продажи и исполнения заказов прописаны, но идут  потери из-за человеческого фактора при передачи клиентов между менеджерами, отделами, передачи заказов поставщикам.
3. Нет оперативной картинки, что происходит с заказами в данный конкретный момент.
4. Много ручного контроля по работе с существующими клиентами и новыми клиентами на всех этапах исполнения заявки (Сделки).
5. Процесс работы на тендерных площадках абсолютно не прозрачен, всё в голове менеджеров.
6. Процессы документооборота на бумаге, отсутствует контроль, рутина согласования, отнимающая кучу времени и, как результат, потеря клиентов.

7. Подготовка коммерческих предложений занимает много времени, согласованные заказы приходится вручную формировать в 1С, что занимает время и приводит часто к ошибкам.

Что сделано Интегратором Б24 для решения данных задач:

1. Создание единой базы клиентов и поставщиков, перенос данных из exel-таблиц, бумажных носителей, 1С и пр.
2. Внедрение единых алгоритмов обработки Лидов: все поступающие заявки по электронной почте, телефону, whatsapp обязательно регистрируются в CRM и обрабатываются по принятой процедуре.
3. Автоматизация постановки задач на всех ключевых этапах обработки заявки и исполнения заказов.

4. Перевод всех внутренних коммуникаций между сотрудниками, отделами на корпоративный портал компании.
5. Автоматизация процессов внутреннего документооборота посредством внедрения бизнес-процессов ЭДО.
6. Проведение обучения для всех сотрудников компании.
7. Систематизация работы по тендерным площадкам через функционал Проекты. 

8. Настройка обмена между 1С и CRM: выгрузка в Битрикс24 актуального каталога товаров, цен и остатков, в 1С согласованные заказы.

Достигнутые результаты:

1. Создание общего корпоративного онлайн пространства для всех сотрудников, позволяющая всем эффективно работать не только в офисе, но и удаленно. Исключение потерь  коммуникационных разрывов, которые неизбежно возникали при использовании разрозненных инструментов: эл. почта, мессенджеры, телефон..
2. Сокращение времени исполнения заказов вдвое за счет автоматизации подготовки коммерческих предложений непосредственно в CRM на основе актуальных данных по номенклатуре, ценам и товарных остатков, поступающих в Битрикс24 из 1С. Сформированные и согласованные с клиентами заказы поступают в 1С, что исключает ошибки заполнения и двойную работу для бухгалтера.
3. Единые алгоритмы взаимодействия с клиентами и поставщиками, систематизация этих процессов, а так создание единой базы клиентов и поставщиков практически свела к нулю потерю заявок.
4. Упрощение и оптимизация внутреннего документооборота путем внедрения БП ЭДО убрала ненужную рутину в этих процессах, а порядок и скорость согласования в данных процессах позволили избавиться от потерь документов, создать электронный архив, а так же единый Реестр договоров.

Пример использования системы в конкретных ситуациях:

1. До использования системы входящая корреспонденция, включая заявки от клиентов, поступала на общий почтовый ящик к офис-менеджеру, затем вся почта вручную сортировалась и письма с заявками пересылались менеджерам продаж. Зачастую эти письма "терялись", контроля отслеживания обращения клиента не было никакого. После внедрения системы был выделен отдельный почтовый ящик для заявок клиентов, интегрированный с CRM. По всем письмам с этого ящика формируются Лиды с четкой процедурой обработки данных заявок. Процесс систематизирован, прозрачен, контролируем системой, полное отсутствие "потерь" заявок, связанных с человеческим фактором.

2. До использования системы процесс согласования Договоров поставки был на бумаге, а само обсуждение внутри компании происходило посредством обмена сообщениями электронной почты, whatsapp и  телефон. "Размазывание" данного процесса по различным коммуникационным каналам значительно затягивало время согласования, что в конечном итоге отражалось на количестве заключенных сделок. После внедрения системы был разработан и запущен бизнес-процесс электронного согласования Договора внутри системы по четкому алгоритму, все коммуникации между сотрудниками переведены на портал, что по времени  вдвое сократило процесс согласования и обсуждения Договора, соответственно, и увеличению общего количества заключенных сделок.