Внедрение электронного документооборота в компании АО "Казбургаз"

Акционерное общество «Казбургаз» создано в сентябре 1996 года в процессе реорганизации АО «Карачаганакгазпром» путем слияния двух буровых предприятий. В настоящее время АО «Казбургаз» представляет собой крупное казахстанское предприятие, известное за пределами Западно-Казахстанской области, которое имеет долгосрочные деловые связи с такими крупными компаниями, как Karachaganak Petroleum Operating B.V., ТОО «Жаикмунай», Schlumberger Logelco Inc., Weatherford, Halliburton International Inc., SMAPE, Saipem и др.
Казбургаз сегодня – это крупнейшая растущая нефтесервисная компания, которая известна практически всему нефтегазовому сектору Республики Казахстан в секторе предоставления высококачественных услуг  бурения, строительства и ремонта нефтяных и газовых скважин в сочетании с современными передовыми технологиями общемирового уровня.

С какими задачами обратился АО "Казбургаз" в компанию LIGASOFT

1. Перевод документооборота с бумажных носителей на цифровой формат.
2. Через цифровую трансформацию операционных процессов ликвидировать задержки из-за человеческого фактора при передачи документов  между менеджерами, отделами, передачи заказов поставщикам.
3. Создать цифровой комплексный процесс рассмотрения, согласования и подписания специального документа вида "Договор" и использованием ЭЦП НУЦ РК.
4. Свести к минимуму "ручной" контроль в работе с существующими процедурами на всех этапах исполнения.
5. Создать прозрачный и контролируемый процесс работы на тендерных площадках. Сейчас всё в голове менеджеров.
6. Создать цифровую площадку и удобный инструмент для электронного архива документов.

Что сделано Интегратором Битрикс24 для решения данных задач

1. Разработка и внедрение бизнес-процессов Электронного документооборота.
2. Внедрение единых алгоритмов обработки документов: цифровая трансформация внутренних процедур.
3. Автоматизация постановки задач и контроль исполнения на всех этапах.
4. Перевод всех внутренних коммуникаций между сотрудниками, отделами на корпоративный портал компании.
5. Внедрение электронной цифровой подписи НУЦ РК для юридически значимых документов.
6. Проведение обучения для всех сотрудников компании.
7. Систематизация работы по тендерным площадкам через функционал Проекты. 

Итоги внедрения

1. Создание общего корпоративного онлайн пространства для всех сотрудников, позволяющая всем эффективно работать не только в офисе, но и удаленно. Исключение потерь  коммуникационных разрывов, которые неизбежно возникали при использовании разрозненных инструментов: эл. почта, мессенджеры, телефон.
2. Сокращение времени процедур согласования и подписания документов втрое.
3. Внедрение в процессы утверждения юридически значимых документов электронной цифровой подписи (ЭЦП) значительно упростило данный процесс.
4. Упрощение и оптимизация внутреннего документооборота путем внедрения БП ЭДО убрала ненужную рутину в этих процессах, а порядок и скорость согласования в данных процессах позволили избавиться от потерь документов, создать электронный архив, а так же единый Реестр договоров и прочие, значимые для компании, реестры документов.
5. Электронный архив снял проблему поиска нужного документа, процесс сохранения документа стал более надежен.