Внедрение CRM системы для логистической компании 1Контур

Краткая информация о клиенте

ТОО «1Контур» — транспортная компания, которая организует междугородние и международные грузовые перевозки. Владеет собственным автопарком, а также складами в Казахстане и России.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.

До оптимизации процессов компания вела сделки в AmoCRM. С развитием бизнеса возникла необходимость в расширенном функционале системы, поэтому дирекция «1Контур» поручила «Первому Биту» перенести данные на корпоративный портал «Битрикс24», автоматизировать работу отделов логистики, продаж и HR, а также наладить учёт ключевых показателей компании.

Специалисты "Первого Бита" провели предпроектный аудит и согласовали с заказчиком следующие задачи:

•        перенести базу контактов, сделок, задач, пользователей с AmoCRM на «Битрикс24»;
•        настроить воронки для отделов логистики и HR;
•        интегрировать телефонию, а также связать систему с социальными сетями и формами на сайте;
•        внедрить шаблоны задач для менеджеров;
•        добавить отчёты для руководителей.

Процесс внедрения, особенности проекта.

Проект реализовали на базе облачного «Битрикс24» и телефонии Binotel.

Работу над проектом специалисты «Первого Бита» начали с миграции данных. Базу, состояние сделок, задачи, воронку продаж они перенесли с помощью веб-хуков, а затем вручную скорректировали баги. Благодаря этому методу информацию удалось импортировать практически без потерь: было перенесено 82724 сущности, в том числе сделки с сохранением задач для ответственных менеджеров, списков контрагентов, контактов и пользователей.

Далее специалисты «Первого Бита» настроили воронку логистики, которая начинается с консультации через почту/сайт/социальные сети и заканчивается закрытием бухгалтерских документов. Процесс развёрнут в «Битрикс24».

Как устроена воронка логистики:

1.   Контакты, зафиксированные телефонией, а также вся первичная коммуникация с клиентами через сайт или соцсети попадают во вкладку «Лиды» и обрабатываются по стадиям до определённой квалификации.
2.   По результатам ранжирования потенциальные заявки переходят на стадии сделок. На стадии «Сделки» менеджер оформляет заявку и передаёт её в отдел логистики. Логист, в свою очередь, уточняет точку доставки и вид груза, рассчитывает стоимость перевозки и формирует коммерческое предложение для клиента.
3.   После того как заказчик согласовал КП, специалист переводит сделку на этап «Заказ принят/Поиск исполнителя» и по внутренней базе подбирает водителя. Эту базу с актуальными документами наши специалисты также загрузили в портал.

В «1Контур» несколько юридических лиц, поэтому специалисты «Первого Бита» создали в сделке специальное поле с выпадающим списком. При выборе одного из пунктов, в заявку автоматически подтягиваются реквизиты компании, ФИО водителя, его регистрационные данные и документы на автомобиль. Поле с таким списком позволяет значительно сократить время на оформление заявки. Для полного контроля по каждой компании прописана нумерация документов по заданному маршруту.

В сделке есть специальное поле – дата оплаты. Если по истечении этой даты бухгалтер не зафиксировал поступление суммы, сделка автоматически переходит на стадию «Отчёт по должникам» и попадает в специальный реестр. Данный отчёт направляется руководителю для взимания средств по договорам.

Таким образом, специалисты «Первого Бита» автоматизировали логистику от принятия заявки до расчётов с клиентом. Вся история сделки сохраняется в карточке, при необходимости можно поднять переписку и посмотреть документацию.

Отдельной важной задачей было оцифровать HR-отдел. Для учёта кандидатов на вакантные должности специалисты «Первого Бита» создали удобную воронку для рекрутеров.

В воронку для HR-отдела подгружаются резюме кандидатов и вся история коммуникации с рекрутерами. Специалисту по кадрам остаётся назначить в календаре дату собеседования, и по его итогам перейти на нужную стадию сделки.

Для дирекции компании специалисты «Первого Бита» настроили отчёт по успешным сделкам, который черпает информацию из воронки продаж.

В пару кликов руководитель может сформировать абсолютно прозрачную метрику по датам и суммам сделок.

Кстати, база водителей, которую мы упомянули выше, в те же пару кликов позволяет найти нужного перевозчика. Для этого достаточно вбить в поиск ключевое слово, например, Астана — и просмотреть исполнителей, маршрут которых пролегает через эту точку.

Преимущества от внедрения.

Благодаря внедрению, достигнуты результаты:

•   Автоматизирована рутина: оформить заявку и заключить договор теперь можно за минуту.
•   Все сделки сотрудники ведут в едином окне.
•   Больше не нужно тратить время на составление отчётов в Excel — метрики по ключевым показателям руководитель может выгрузить сам.
•   Архитектура логистики выверена, прозрачна и контролируема: легко подобрать водителя, легко построить маршрут, не нужно каждый раз запрашивать документы на автомобиль — сканы сохранены в базе. 

Преимущества выбора системы Битрикс24 очевидны - это программа, которая позволила всем отделам работать в связке и хранить всю важную информацию в одном окне. Уже больше года клиент работает в системе и мы, как сопровождающая компания, систематически дорабатываем и совершенствуем выстроенные процессы в Битрикс24.