Промышленная компания БАС КАРЬЕР автоматизировала документооборот с помощью коробочного Битрикс24

О клиенте 

Точка А и задачи проекта

Компания развивается в промышленном секторе, где коммуникация с заказчиками строго регламентирована и требует особого контроля, в том числе юридического.

Тем не менее до автоматизации бизнеса сотрудники вели переговоры в Google Workspace, согласовывали заявки через электронную почту, передавали бумажные документы из отдела в отдел. Договоры терялись, задачи в служебных записках персонал исполнял через раз и кое-как. От дефицита контроля страдала вся компания, но особенно — юридический отдел и отдел закупок.

Специалисты Первого Бита проанализировали процессы компании и предложили следующий сценарий качественных перемен:

1.    Разработка корректной структуры компании в Битрикс24

2.    Автоматизация документооборота для офис-менеджера

3.    Автоматизация документооборота юридического отдела

4.    Автоматизация документооборота отдела материально-технического снабжения

Всё это мы внедрили на базе коробочной версии Битрикс24.

Разработка корректной структуры компании в Битрикс24

Чтобы сотрудники легко и оперативно находили нужных им коллег, специалисты Первого Бита воссоздали в Битрикс24 иерархию компании и распределили бизнес-роли для удобной коммуникации и оперативного согласования договоров и заявок.

Теперь каждый работник может хранить документы в единой системе, создавать чаты по сделкам, а руководители — ещё и организовывать видеоконференции (летучки), выстраивать задачи, назначать исполнителей и контролировать эффективность персонала. Потерять договор отныне невозможно; проморгать важное поручение теоретически реально, однако скрыть пробел в работе уже не получится. Всё заточено на результат и всё под контролем.

Автоматизация документооборота для офис-менеджера

Текущие задачи компании администрирует офис-менеджер, поэтому в данном блоке в первую очередь мы подключили почту входящей и исходящей корреспонденции. Каждое утро менеджер просматривает письма от контрагентов и сотрудников, а затем распределяет задачи, назначает ответственных и выставляет дедлайны. Удобно.

Отдельно мы настроили работу с исходящей корреспонденцией для персонала. Сотрудник отдела создаёт в Битрикс24 документ, формирует его по шаблону (данные контрагента подтягиваются из карточки автоматически), прикрепляет, если нужно, файл и направляет офис-менеджеру. Тот проставляет номер документа, визирует письмо цифровой подписью директора — и направляет имейл адресату.

Таким образом, специалисты Первого Бита оцифровали весь документооборот. Теперь никакой бумажной волокиты.

Автоматизация работы по служебным запискам

Кроме прочего, чтобы облегчить и ускорить корпоративную переписку, специалисты Первого Бита настроили смарт-процесс.

Сотрудник, которому необходимо получить разрешение на, например, закупку техники или утвердить бюджет отдела, прямо в Битрикс24 формирует по шаблону служебную записку и отправляет её руководителю на согласование. Если документ составлен корректно, руководитель в один клик даёт добро, назначает исполнителей — и содержание записки преобразуется в задачу для компетентного персонала. По итогу работы исполнитель меняет статус задачи на «Исполнено» и прикрепляет отчёт. 

Автоматизация документооборота юридического отдела

Смарт-процесс, подобный административному, специалисты Первого Бита внедрили и в юротдел.

Когда руководителю, скажем, производственного отдела, нужно заключить договор с новым контрагентом, он открывает вкладку «Проект договора», заполняет поля и отправляет заявку в юридический отдел. Запрос преобразуется в задачу, ответственный за неё юрист проверяет контрагента, составляет договор, согласовывает его с директором и высылает инициатору заявки. Сотрудник через Битрикс24 подписывает документ с клиентом и всё — можно начинать совместный проект.

Архив договоров и прочей документации хранится в базе системы.

Выдача доверенностей

Отдельной важной задачей было автоматизировать выдачу доверенностей — процесс, который отнимал как минимум треть рабочего дня юристов.

Как теперь: в Битрикс24 инициатор запроса создаёт заявку, прикрепляет к ней служебное удостоверение и указывает основание для выдачи доверенности. Это занимает примерно минуту. Далее задача падает в юротдел, ответственный юрист готовит документ, прикрепляет файл в заявку на согласование и направляет директору, а также прочим руководителям, если доверенность требует особого контроля. Руководство утверждает документ цифровыми подписями, статус задачи меняется на «Исполнено» — и инициатор запроса может действовать от лица компании. Таким образом, рутина, которая до автоматизации скрадывала у сотрудников (и менеджеров, и юристов) 3-4 часа в день, сократилась до 30 минут на всё про всё.

Согласование договора от поставщика

В случае, когда необходимо подписать договор, инициированный контрагентом (и созданный, понятное дело, не по шаблону компании), юридический отдел должен тщательно проверить документ. Этот сценарий мы наладили через смарт-процесс «Готовые договоры».

Юрист получает проект договора, если нужно, вносит правки и направляет сотруднику, который контактирует с контрагентом. Этот сотрудник согласовывает и подписывает документ по вышеописанной воронке, а затем возвращает его второй стороне.

Автоматизация документооборота отдела материально-технического снабжения

Чтобы упорядочить, облегчить и ускорить согласование закупок компании, мы внедрили дополнительный модуль для отдела материально-технического снабжения. С его помощью персонал может формировать заявки на приобретение товаров или заказ услуг.

В Битрикс24 сотрудник формирует служебную записку, указывает контрольное лицо или оставляет поле пустым (в этом случае заявку по умолчанию согласовывает руководитель подразделения). После согласования заявка преобразуется в задачу для отдела закупок. Менеджер отдела-исполнителя подбирает поставщиков и предлагает их на комиссии (можно провести онлайн-конференцию прямо в системе). Дальше уже по накатанной воронке: юристы оформляют договор по шаблону (или проверяют внешний); директор или сотрудник от лица компании подписывает договор; финансисты оплачивают счёт, после чего заявка возвращается отделу закупок. Все эти операции персонал выполняет в единой корпоративной системе, поэтому менеджер по закупкам видит всю историю сделки, в том числе приходно-кассовый ордер. Не надо звонить коллегам и уточнять детали и статус задачи.

Задачи проекта:

1.    Разработка корректной структуры компании в Битрикс24

2.    Автоматизация документооборота для офис-менеджера

3.    Автоматизация документооборота юридического отдела

4.    Автоматизация документооборота отдела материально-технического снабжения

Точка Б — результат автоматизации бизнеса

• Сокращение рутины на 50%
  
  
• Увеличение контроля качества работы на 30%

Результаты автоматизации включают следующие преимущества:

• Персонал работает в единой системе, что способствует слаженной и эффективной работе всей команды.
  
  
• Любой документ можно сформировать в пару кликов и моментально согласовать, что значительно ускоряет процесс документооборота.
  
  
• Офис-менеджер, а также сотрудники юридического и материально-технического отделов оперативно обрабатывают запросы коллег, обеспечивая своевременное выполнение задач.
  
  
• Директор и руководители подразделений могут контролировать каждый этап работы, что способствует повышению прозрачности и эффективности управления.
  
  

Благодаря автоматизации, компания сможет сократить затраты времени на рутинные задачи и повысить качество работы, что приведет к значительному улучшению общих показателей деятельности.