Omar Consulting Group

О клиенте: 
Omar Consulting Group – управляющая компания. В настоящее время является одной из крупнейших, перспективных, быстроразвивающихся групп компаний в Западном Казахстане.
Является лидером в дистрибуции напитков по всем каналам в гг. Актобе, Астана, Алматы, Аксай. Имеется личный автопарк грузовых машин и склад для хранения товара.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Клиент пришел к нам с потребностью, в области цифровых технологий, он выявил несколько проблем, с которыми столкнулся в своем бизнесе.

• Первая проблема заключалась в ограниченности коммуникаций внутри компании. Сотрудники не имели возможности обмениваться информацией через внутренний чат или форумы, что приводило к непониманию и неэффективной коммуникации.
•  Вторая проблема состояла в том, что работа сотрудников не была совместной. Отсутствие инструментов совместного редактирования документов и задач мешало эффективному взаимодействию и сотрудничеству. Каждый сотрудник работал в своей собственной среде, что затрудняло синхронизацию и координацию работы. 
• Третья проблема, которую клиент наметил, это отсутствие инструмента для оцифровки, хранения и структурирования бизнес-процессов компании. 

Также отметил, что компания страдала от недостатка аналитики и отчетности. Отсутствие системы, которая могла бы отслеживать ход работы и предоставлять аналитическую информацию, делала невозможным осуществление контроля и принятие тактических и стратегических решений.

Процесс внедрения, особенности проекта
Совместно с клиентом было создано техническое задание, которое подробно описывало все процессы, подлежащие оцифровке. Для удобства клиента была использована программа XMind.
Одним из первых приоритетов было оцифровать процесс подбора персонала. Для этого была разработана специальная форма заявки на вакансию, которая позволяла руководителям подавать заявки на необходимость нового сотрудника. Затем эти заявки передавались старшему HR-специалисту, который принимал решение о том, принять или отклонить данную вакансию. При принятии решения также назначался ответственный рекрутер.
Для удобства работы рекрутеров была создана воронка подбора, в которой основные этапы процесса были автоматизированы. Начальным этапом являлось "Кандидат оставил заявку", а завершающим - "Кандидат принят на работу". Для достижения этих целей были созданы различные инструменты: интеграция с HH.kz, процесс собеседования, согласование кандидата с службой безопасности, процесс адаптации кандидата, создание офера и резервирование кандидатов.
После успешной реализации процесса подбора персонала перешли к настройке остальных бизнес-процессов. Были оцифрованы такие процессы, как заявление на командировку, заявление в отпуск, заявление на увольнение, получение индивидуального плана развития, подача заявки на KPI, прием передачи документов и сдача табеля.
Для автоматизации процессов использовалась сущность смарт-процессы. Все этапы воронок были автоматизированы, а скорость прохождения этапов зависела от моментов согласования. Все решения и комментарии к смарт-процессам были записаны в системе, что позволяло отслеживать весь процесс.
Одной из сложностей было определение ответственных лиц для каждого юридического лица. Были заданы определенные условия, которые определяли юридическое лицо, в котором работает сотрудник, и на основе этих условий назначались ответственные лица в процессе.
Для обеспечения безопасности данных и контроля над процессами права доступа на просмотр и изменение всех смарт-процессов были выданы руководителям процессов. А сами инициаторы могли видеть только свои запущенные процессы.

Работа с решением (со стороны клиента). Достигнутые результаты (со стороны клиента).
Внедрение корпоративного портала на базе 1С-Битрикс24 на предприятии привело к существенному улучшению работы с решением со стороны клиента и достижению значимых результатов.
Клиенты теперь имеют доступ к специализированному порталу, который облегчает взаимодействие с компанией. Клиенты легко и удобно получают информацию о продуктах, услугах, акциях и новостях, что значительно повысило их уровень информированности. Также, клиенты могут использовать встроенные инструменты для связи с компанией, такие как онлайн-чат или формы обратной связи, чтобы задать вопросы, уточнить детали или оставить отзыв.
Достигнутые результаты со стороны клиентов включают сокращение времени обработки запросов. Благодаря корпоративному порталу, клиенты могут самостоятельно инициировать заявки, выполнить покупку или оформить договор. Это позволяет снизить нагрузку на сотрудников и обрабатывать запросы быстрее и более качественно.
Кроме того, клиенты имеют возможность отслеживать статус своих заявок и заказов в режиме реального времени. Они могут получать уведомления о стадии выполнения, изменениях или задержках, что позволяет им быть в курсе процесса и планировать свои действия.
В результате, внедрение корпоративного портала на базе 1С-Битрикс24 обеспечило клиентам удобство доступа к информации, возможность эффективного взаимодействия с компанией и мгновенную обратную связь. Это привело к повышению удовлетворенности клиентов, улучшению качества обслуживания и сокращению времени обработки запросов. Компания получила репутацию надежного партнера, что способствует ее росту и успеху на рынке.

Преимущества от внедрения.
Внедрение 1С-Битрикс24 на предприятии предоставляет ряд значительных преимуществ и улучшений в различных сферах работы.
Одним из основных преимуществ является упрощение и автоматизация бизнес-процессов. 1С-Битрикс24 предлагает широкий набор инструментов, позволяющих автоматизировать рутинные операции и задачи, что значительно повышает эффективность работы и сокращает время, затрачиваемое на их выполнение.
Еще одним важным преимуществом является централизация информации. Система позволяет хранить и управлять всеми данными, связанными с бизнесом, на единой платформе. Это обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации и упрощает ее анализ.
Повышение коммуникации и сотрудничества - еще одно преимущество внедрения 1С-Битрикс24. Решение предоставляет возможность создания команд и проектных групп, обмена сообщениями, файлами и задачами. Это позволяет сотрудникам более эффективно сотрудничать и взаимодействовать друг с другом.
1С-Битрикс24 также предлагает удобные инструменты для управления отношениями с клиентами (CRM). Система позволяет вести базу данных клиентов, отслеживать историю взаимодействия, анализировать их предпочтения и потребности, что помогает оптимизировать обслуживание и повысить уровень удовлетворенности клиентов.
Внедрение 1С-Битрикс24 также обеспечивает повышение безопасности данных. Решение предлагает защищенное хранение и передачу информации, а также инструменты для контроля и ограничения доступа к конфиденциальной информации.
В итоге, внедрение 1С-Битрикс24 на предприятии обеспечивает автоматизацию, централизацию информации, улучшение коммуникации и сотрудничества, управление отношениями с клиентами и повышение безопасности данных. Эти преимущества позволяют предприятию стать более эффективным, конкурентоспособным и успешным.

Отзыв заказчика о проделанной работе.
Во-первых, создание корпоративного портала позволило нашим сотрудникам эффективнее обмениваться информацией. Благодаря внутренним чатам, форумам и группам сотрудники могут быстро получать необходимую информацию, задавать вопросы и делиться своими знаниями и опытом. Это повысило коммуникацию и сотрудничество внутри организации.
Во-вторых, корпоративный портал облегчил совместную работу над проектами и задачами. С помощью инструментов совместного редактирования документов и управления задачами сотрудники теперь могут легко сотрудничать, отслеживать ход выполнения проектов и эффективно распределять ресурсы.
В-третьих, корпоративный портал предоставил возможность контролировать выполнение задач и бизнес-процессов. Администраторы отслеживают теперь активность пользователей, контролируют сроки выполнения задач и выявляют слабые места в рабочих процессах. Это позволило принимать своевременные меры для повышения эффективности работы.
В-четвертых, внедрение 1С-Битрикс24 позволило организации получить доступ к аналитике и отчетности. Благодаря инструментам анализа данных теперь отслеживается эффективность работы сотрудников, оценивается продуктивность отдельных проектов и принимаются обоснованные решения на основе фактических данных.