Автоматизация отдела продаж в компании ТОО "PREVALON GROUP"

1. Краткая информация о заказчике
ТОО PREVALON GROUP (ПРЕВАЛОН ГРУПП) дистрибутор минеральных удобрений от российских производителей на территории Республики Казахстан. На данный момент успешно реализует продукцию следующих заводов: ООО «Газпромнефтехим Салават», АО «Минудобрения», АО «Мелеузовские минеральные удобрения», АО «Титановые инвестиции», ПАО «КуйбышевАзот». Имеет развитую логистическую инфраструктуру с наличием складов в ключевых регионах Казахстана, таких как: Алматы, Костанай, Тайыншы.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел заказчик?
Активное развитие агросектора Казахстана ежегодно увеличивает спрос на минеральные удобрения. Активно развиваясь в расширении географии поставок. компания открыла свои торговые представительства в ряде регионов и столкнулась с комплексом управленческих проблем. Увеличился штат сотрудников, увеличился объем заключаемых контрактов на поставку удобрений. Формат классического off-line управления не позволяет оперативно обрабатывать поступающие заявки, размывает картину состояния заказа, нет возможности привести работу филиалов к единым стандартам взаимоотношений с клиентами и партнерами. К моменту внедрения CRM-системы бизнес накопил следующие проблемы:
- все поступающие заявки/заказы от постоянных и новых клиентов, с разных торговых площадок и коммуникационных каналов, не консолидировались в единой системе для последующей обработки, то есть всё хранилось в ежедневниках менеджеров и exсel-таблицах, как следствие - потери клиентов;
- хаос в рутинных операциях сотрудников;
- длительная подготовка коммерческих предложений и договоров поставки;
- сложность контроля поставленных задач, длительные задержки исполнения;

3. Процесс внедрения, особенности проекта
За решением данных проблем заказчик обратился к нам, компанию LIGASOFT – интегратору программных решений 1С-Битрикс.
Данный проект имел ряд особенностей:
3.1 Создание единой омниканальной системы обработки поступающих заявок;
3.2 Создание единой базы данных контрагентов;
3.3 Автоматизация подготовки документов в системе: коммерческие предложения, счета на оплату, договора поставок;

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Прежде чем предложить клиенту решение его проблем, нами было сделано следующее:
4.1 Проведена аналитика существующих бизнес-процессов;
4.2 На основе аналитики проведена алгоритмизация бизнес-процессов средствами Битрикс24;
4.3 Разработано и согласовано с заказчиком задание на внедрение;
По итогу проведенного обследования и аналитики существующих бизнес-процессов было предложено следующее:
·разработка и внедрение единых алгоритмов обработки поступающих заявок (Лидов);

· разделение продаж по направлениям в разрезе В2В/В2С;

·       подключение коммуникационных каналов взаимодействия с клиентами к системе;

·проведено обучение сотрудников работе с функционалом CRM;
·проведено обучение сотрудников в режиме постановки и исполнения задач;
·перевод всех внутренних коммуникаций между сотрудниками, отделами на корпоративный портал компании;
·каталог товаров в Битрикс24;
·объединение клиентской базы и загрузка данных в систему;
·активное использование менеджерами мобильного приложения Битрикс24;
Все задачи были реализованы в "облачном" портале. Каждый сотрудник, в зависимости от роли в системе, получил возможность работать в десктопном и мобильном формате. По итогу внедрения были достигнуты следующие результаты:
·       проведено обучение сотрудников работе в системе в режиме CRM и режиме постановки задач; 
·       подключение к CRM почты, месенджера WhatsApp, телефонии;

· единый каталог товаров и единая клиентская база;
· коммерческие предложения и другие документы оперативно отпправляются из CRM;
· генерация Счетов на оплату, Договоров поставки непосредственно в CRM;
·аналитические отчеты в разрезе Сделок, сотрудников (KPI).

5.Какие преимущества от внедрения получил бизнес заказчика:
· визуализация оперативной картины работы компании через автоматические цифровые бизнес-процессы: от заявки до заключения Договора поставки и отправки продукции клиенту;
· единая платформа для центрального офиса и региональных филиалов;
· исключение потерь коммуникационных разрывов благодаря омниканальной CRM-платформы;
· оперативная обработка поступающих заявок;
· сокращение времени подготовки коммерческих предложений в 3 раза;
· единая база клиентов с распределен клиентов по ответственным;
· возможность постановки планов продаж и отслеживание исполнения в реальном времени;