Отдел продаж для компании "Институт Психоанализа"

Краткая информация о клиенте
Компания занимается сопровождением абитуриентов на место их учёбы, занимается организацией прохождения тестирования и оформлением абитуриентов на место их будущей учёбы. Подготовительные курсы рассчитаны на учащихся выпускных классов, а также выпускников школ прошлых лет, планирующих поступать на бакалавриат (первое высшее образование). Тестирование клиенты проходят дистанционно с применением средств прокторинга. Компания же получает финальный результат тестирования, и далее регистрирует абитуриента в ВУЗ. Сайт клиента - https://mipkz.kz/

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
Потребность в CRM-системе возникла вследствие понимания владельцем проблемы отсутствия контроля работы сотрудников; непонимания на какой стадии находится тот или иной клиент; большого количества используемых программ для ведения и сопровождения всей клиентской базы (в основном, большое количество таблиц Excel); и также отсутствие единой системы связи «клиент-менеджер»- каждый менеджер общался с клиентами через свои телефоны, обмен документами и всей информации проходил там же, это означает полное отсутствие контроля за циклом продажи. Также в процессе аудита выявилась проблема отсутствия классификации слитых клиентов: они никак не классифицировались, попадали в один общий список, нигде не указывались подробные причины (были пара общих категорий), и также эти клиенты не возвращались из провальной стадии, работа по контролю качества не проводилась. Лиды постоянно терялись, обращения клиентов в соц. сетях и мессенджерах забывались, менеджеры отвечали на одни и те же вопросы, что приводило к излишним временным затратам и увеличивало количество ошибок.

Процесс внедрения, особенности проекта.
Внедрение прошло в максимально быстрые сроки по просьбе заказчика, все работы были выполнены за неделю рабочего времени. Внедрение проходило планомерно в несколько основных этапов:

1. Был проведён аудит, на котором были выявлены проблемы, описанные выше. Была собрана и отрисована по системе BPMN полная карта работы компании со всеми внутренними и внешними процессами. В процессе аудита был отрисован уже начальный прототип финального ожидания заказчика от портала. Также в это время были собраны прочие ожидания клиента от предстоящей интеграции системы учёта в их компанию (спойлер- они все были реализованы).
2. Вся интеграция проходила с внедрением уникальных и полезных решений, уникальность которых была заключена в решениях конкретно под их бизнес. Произвели создание и настройку отдельной воронки продаж с ключевыми стадиями, которые отражали все самые важные этапы ведения клиентов – был достигнут идеальный баланс между количеством стадий и их функциональностью. Был внедрён отдел контроля качества для проработки со «слитыми» сделками и клиентами – выделили отдельного сотрудника, разработали ему регламент работ, и создали отдельную воронку для обособленного места работы данного отдела. Также настроили правильную двухстороннюю связь этой воронки с воронкой продаж, реализовав функцию возврата клиентов в активную стадию работ. Финальный разработанный портал был обсуждён, были внесены небольшие правки с точки видения клиента этих процессов.
3. Конечным же этапом внедрения стало обучение компании, проведение встреч в формате демонстрации работы, и в формате «вопрос-ответ». Также эти встречи были зафиксированы для будущих новых сотрудников в компании. Была разработана структурная база знаний с записью видео-обучений в несколько блоков: блок с общей информацией по системе Битрикс24 с обзором всех важных и полезных функций, и блок с обучением работы по порталу конкретно с функциями, которые были внедрены и настроены под их нужды (воронки, базы)

Работа с решением (со стороны клиента). Достигнутые результаты (со стороны клиента).
Работа на портале началась с заведения тестовой группы на испытательный срок- выбранные менеджеры по продажам полноценно были погружены в свою же работу, только находясь в CRM-системе. Сотрудники активно пользовались всеми внедрёнными функциями, задавали вопросы, получали ответы. После проведения данных тестов были поправлены некоторые аспекты портала (подстроили пару функций под их сценарий работ). Результат работы ощутимо отличался от предыдущего, живого, опыта работы. Подробности ниже.

Преимущества от внедрения.
В разы уменьшилось время работы с каждым клиентом, практически устранили ручную работу. Теперь настроено единое окно работы всех аспектов компании, больше нет нужды пользоваться кучей сайтов и программ. Руководитель теперь полностью видит моментное положение клиентов, чётко видно, на какой стадии находится тот или иной клиент в процессе работы. Сотрудникам на каждой стадии ставится чёткая инструкция к действиям, и настроены защитные функции для этих инструкций – минимизированы моменты ошибок менеджеров. В результате внедрения у сотрудников появилось единое корпоративное пространство, в рамках которого они могут ставить друг другу задачи, общаться в чатах, создавать группы/проекты, планировать собрания и планёрки в календаре, а также вести все сделки в CRM, что повысило прозрачность и качество работы сотрудников.

Отзыв заказчика о проделанной работе.
Клиент получил ощутимую разницу при работе в настроенной системе:

1. Стали отслеживаться все клиенты, потери сообщений и потенциальный клиентов свелись к нулю
2. Работа по квалификации клиента сократилась по времени в 5 раз – теперь для приведения клиента к продаже уходит всего пара минут, так как вся работа с перепиской и информацией (по заявке) ведётся в одном окне
3. В первую же неделю тестирования выявили точки слабого контроля над менеджерами- добавили функционал по отслеживанию работы, в результате стали видны недоработки МОП-ов, и места, в которых они забрасывают работу с клиентом
4. Освободилось много рабочего времени – клиент планирует расширять охват бизнеса, добавляя новые направления и специализации. Также планируется их добавление в систему.
5. Крайне остались довольны скоростью интеграции, коммуникацией с интегратором компании