Система управления внутренними заявками государственного предприятия

Краткая информация о клиенте:

Дворец спорта был построен  в 1967 году по заказу Государственного комитета по физической культуре и спорту при Совете Министров Казахской ССР. 9 месяцев в году функционировала ледовая арена, на которой проводились учебно-тренировочные занятия и соревнования по хоккею и фигурному катанию. Во Дворце Спорта проводились международные, всесоюзные и республиканские соревнования по боксу, баскетболу, каратэ, проходили выступления артистов эстрады и балета на льду, международные выставки и республиканские ярмарки. 

После распада СССР Алматинский Дворец спорта получил как — бы второе дыхание, через заинтересованность и внимание, оказанное, прежде всего Главой государства Н. А. Назарбаевым, акимом города А. С. Есимовым, в его капитальном переоборудовании, реконструкции внутреннего и внешнего облика, что нашло своё отражение в успешном проведении спорткомплексом хоккейной программы и торжественной церемонии закрытия зимней Азиады 2011 года.

Здание Дворца спорта представляет собой 4-х–этажное сооружение с ледовой ареной, вестибюльной группой помещений, столовой, подземной VIP парковкой, технологическим и коридорами, загрузочными, со всеми подсобными помещениями, комнатами для судейской бригады, службы безопасности, раздевалок, помещениями для подготовки спортивного инвентаря, боксом для ледоуборочных машин, эвакуационным и лестницами и лифтами для VIP персон, административными и служебными помещениями. Общая площадь объекта составляет 1,6216 га.

При Дворце спорта существуют секции фигурного катания, хоккея с шайбой, проводятся массовые катания на льду малой ледовой арены. Так же предоставляются оборудованные помещения для проведения пресс-конференций, семинаров, выставок и концертов.

Ледовая Арена Дворца Спорта им. «Балуан Шолака» — это один из самых больших крытых катков нашего города, который функционирует круглогодично.

• Заявки на ремонтные работы, сообщения о неисправностях, проблемах сооружений поступают в вотсап и не контролируются
• Отсутствует информация об этапе отработки заявки
• У сотрудников отсутствует понимание кто должен обрабатывать ту или иную заявку
• У руководителя отсутствует возможность контролировать ситуацию по отработке заявок
• Инициатор не имеет информации о статусе отработки его заявки

• Организовать систему обработки заявок на решение проблем на объектах клиента - "Служба поддержки"
• Структурировать заявка по статусам, объектам и стадиям
• Создать автоматическое распределение заявок по исполнителям в зависимости от объекта и выявленной проблемы
• Создать информирование сотрудников: инициатора заявки, ответственного и исполнителя о статусах и стадиях отработки заявки

• Создана система "Служба поддержки" со стадиями и статусами заявки
• Система автоматически распределяет заявки по Ответственным в зависимости от объекта и типа проблемы
• Ответственному автоматически создаётся задача, при этом срок определяется самим ответственным
• Ответственный получает уведомление в личный чат и систему при создании заявки, Исполнитель заявки получает уведомление при создании задачи по заявки, а Инициатор получает уведомления при изменении статусов его заявки
• Все заявки видны на канбане стадий исполнения
• В случае критичной заявки руководитель объекта добавляется в наблюдатели по заявке
• В случае несвоевременной реакции на заявку контролёр получает задачу на контроль Ответственного

• Все заявки на проблемы поступают и структурированы в системе "Служба поддержки" Битрикс24
• Руководители, ответственные и инициаторы видят на каком этапе находится заявка
• Система сама определяет ответственного в зависимости от проблемы и объекта и передаёт заявку нужному сотруднику
• Руководители могут контролировать ситуацию по отработке заявок в единой системе "Служба поддержки" Битрикс24
• Инициатор заявки в "Службу поддержки" своевременно получает информацию о статусе отработки его заявки
• В случае аварийной ситуации и критичных заявках информируется руководитель объекта
• При несвоевременной реакции на заявку ответственный контролёр получает задачу на контроль