Оптимизация отдела продаж для востребованного поставщика металлопродукции «ПКФ Сталь»

О компании

ТОО «ПКФ СТАЛЬ» — молодая, но востребованная компания на рынке металлопроката, поставщик металлопродукции для нефтехимической, машиностроительной, пищевой, атомной, космической отраслей. Головной офис находится в Алматы, а филиалы и склады — в Астане, Атырау, Шымкенте, Актау т Усть-Каменогорске.

Задачи проекта

Дирекция компании обратилась в «Первый Бит Казахстан» с запросом на систематизацию полного цикла сделки, а также на сокращение операционной рутины. Наши специалисты провели предпроектный аудит, в результате которого согласовали с заказчиком следующие задачи:

1.      Внедрить портал «Битрикс24», добавить пользователей и базу покупателей;

2.      Подключить систему управления веб-ресурсами, а также интегрировать онлайн-магазин;

3.      Привязать корпоративную почту и настроить автораспределение новых писем;

4.      Наладить две ключевые воронки — продаж и возврата;

5.      Обучить сотрудников компании работе в системе

Реализация проекта 

Корпоративный портал, где можно управлять всеми бизнес-процессами компании, специалисты «Первого Бита Казахстан» развернули на базе «1С-Битрикс» и связали сайт «ПФК Сталь» с CRM. Теперь, когда клиент оставляет заявку на сайте, она автоматически попадает в систему вместе с контактами потенциального заказчика.

Кроме того, IT-специалисты наладили электронный документооборот и значительно сократили как бумажную рутину, так и время на оформление-подписание бланков. В результате оптимизации этого процесса договор и счёт на оплату сотрудники компании могут сгенерировать за минуту и согласовать примерно за то же время.

Ключевой же задачей проекта стало внедрение автоматических воронок для отдела продаж. С их помощью менеджеры могут вести клиента от первичной консультации до отгрузки товаров и контролировать каждый этап сотрудничества.

Как устроена воронка продаж

Заявки из почты, сайта, онлайн-магазина на маркетплейсе, мессенджера автоматически сгружаются в «Битрикс24». Система самостоятельно распределяет клиентов между менеджерами. Как только сотрудник заполнит обязательные поля карточки контакта, задача переходит на этап консультации.

По результату переговоров с клиентом менеджер одним кликом формирует коммерческое предложение + счёт на оплату — и отправляет документы на согласование руководителю отдела продаж. РОП сверяет данные, и, если нужно внести корректировки, он отправляет документы на доработку. Если же всё в порядке, руководитель согласовывает сделку, и менеджер переводит продажу на этап подписания договора. Процесс аналогичен тому, что мы изложили выше, только вместо руководителя продаж согласующее звено — клиент.

Вместе с договором менеджер отправляет заказчику счёт на оплату. На этом этапе включается задача «Контроль оплаты». Как только деньги поступают на счёт, система оповещает ответственного менеджера. Ему остаётся связаться с клиентом, отправить груз и включить следующую автозадачу — «Контроль доставки». Система будет отслеживать логистику.

После того как менеджер убедится, что груз доставлен, он заполняет обязательные поля отчётности — и сделка считается завершённой.

Как устроена воронка возврата

Чтобы оформить обратную сделку, менеджеру нужно перенести процесс из успешно реализованных, заполнить обязательные поля заявки на возврат и договориться с транспортной компанией. Система направляет его на этом этапе.

Обратную доставку контролирует также система. Как только товары поступят на склад, менеджер включает автозадачу «Контроль возврата денежных средств». После расчётов и обратной связи клиента сделку можно считать завершённой.

Результаты

• Результаты внедрения новых процессов и систем в компании оказались весьма положительными. В первую очередь, сотрудникам компании стало значительно проще и удобнее работать с договорами, что привело к ощутимому сокращению времени, затрачиваемого на оформление отчетной документации. Этот фактор не только улучшил рабочий процесс, но и позволил сотрудникам уделять больше времени другим важным задачам.
• Также за счет полуавтоматических процессов качество обслуживания клиентов существенно возросло. Теперь клиенты получают более быстрые и точные ответы на свои запросы, что позитивно сказывается на их удовлетворенности. В свою очередь, это положительно повлияло на эффективность работы отдела продаж, увеличив количество успешных сделок и общие показатели компании.
• Кроме того, внутренний учет стал значительно точнее и прозрачнее. Новые системы позволили минимизировать количество ошибок и несоответствий, что важно для надежного ведения бизнеса. Это улучшение помогает компании более четко контролировать свои ресурсы и принимать обоснованные решения на основе точных данных.

Таким образом, внедрение новых процессов и систем дало компании множество преимуществ, улучшив как внутренние процессы, так и взаимодействие с клиентами.