Сокращение времени на согласование документов до 70%: Эффективная автоматизация бизнес-процессов для управляющих компаний

Управляющая компания ИП “Мендыгалиев К.Г” занимается оказанием услуг по управлению и поддержке бизнеса, предоставляя различные решения и сервисы для эффективного функционирования компаний.

С какими задачами пришел клиент

В первую очередь для управляющей компании важно автоматизировать бизнес-процессы по согласованию документов, чтобы минимизировать времязатраты на обсуждение и согласование тех или иных документов.

Подробное описание запросов клиента по настройке бизнес-процессов согласования для каждого типа заявки:

• Заявки на затраты: Клиент хочет настроить процесс согласования заявок на затраты, таких как закупка материалов, оплата услуг или других расходов, чтобы обеспечить контроль над расходами и ускорить процесс принятия решений.

• Заявка на командировку: Этот процесс должен включать согласование маршрута, стоимости, сроков и других аспектов командировки с целью обеспечить безопасность и эффективность поездки.

• Заявление на отпуск: Клиент желает настроить процесс подачи и согласования заявлений на отпуск среди сотрудников, чтобы обеспечить планирование рабочих ресурсов и учитывать потребности персонала.

• Согласование договоров: Этот процесс включает согласование условий и подписей договоров с партнерами или клиентами для обеспечения правовой защиты и обеспечения выполнения обязательств.

• Повышение заработной платы (ЗП): Клиент хочет настроить процесс согласования повышения заработной платы сотрудников с учетом их производительности, стажа работы и других факторов.

• Заявка на аванс: Этот процесс включает согласование выдачи авансовых платежей сотрудникам для покрытия расходов в рамках служебных обязанностей.

• Заявки IT: Клиент требует настройку процесса обработки заявок на техническую поддержку и обслуживание IT-инфраструктуры, таких как устранение неисправностей, настройка программного обеспечения и т.д.

Кроме того, клиент также запрашивает организацию процесса совещаний и внутреннего документооборота для эффективного обмена информацией и принятия решений внутри компании.

Процесс внедрения, особенности проекта:

Провели  предпроектное интервью – специальное мероприятие, в ходе которого мы подробно опросили руководителя проекта со стороны ИП “Мендыгалиев К.Г” о всех нюансах работы компании.

Отрисовали блок-схему бизнес-процессов.

После утверждения схемы клиентом, приступили к настройкам.

На выходе получили готовые для работы процессы, которые колоссально облегчают работу сотрудников в согласовании документов.

Провели подробное 2-х часовое обучение для руководителей и сотрудников

Достигнутые результаты:

После успешной настройки бизнес-процессов согласования для различных типов заявок клиент получил следующие результаты:

• Улучшенная эффективность: Автоматизация процессов согласования помогла клиенту сократить временные затраты на обработку заявок, что повысило производительность и ускорило принятие решений.

• Повышенная прозрачность: Структурированные процессы согласования обеспечили прозрачность и отслеживаемость каждого этапа рассмотрения заявок, что снизило вероятность ошибок и улучшило уровень доверия внутри компании.

• Более точное планирование: Систематизированные процессы согласования позволили клиенту более точно планировать бюджетные и временные ресурсы, что помогло избежать перерасходов и задержек в выполнении задач.

• Быстрое принятие решений: Оптимизированные процессы согласования ускорили принятие решений по различным вопросам, таким как заключение договоров, утверждение отпусков и т.д., что способствовало более оперативному реагированию на изменяющиеся условия рынка и внутренние потребности компании.

• Повышенный уровень обслуживания: Улучшенные процессы согласования заявок IT и других служебных запросов позволили клиенту оперативнее и качественнее реагировать на технические проблемы и потребности сотрудников.