Compservice

1. Краткая информация о клиенте

Compservice – компания имеет два направления: GuoMao – логистическое направление, работающее на рынке уже более 14 лет и осуществляющее международные перевозки, поиск, выкуп, проверка качества и доставка товаров из Китая, и Povarenok.kg - занимается доставкой и реализайией профессионального кухонного оборудования для кафе, ресторанов, столовых и кофейн.

2. С какими задачами к нам пришел клиент?

Еще 7 лет назад руководство компании начало путь к автоматизации компании, отрисовывали бизнес-процессы, сами ставили внутреннюю телефонию, тестировали разные решения:

«…и в общем, остановились на Битрикс24, во первых единственная платформа которая может вместить в себя весь потенциал нашей компании, и не только. Изучили и решили взять коробку, в тот момент начали следом обрастать серверами и.т.п.

Поднимали все сами, так сказать на коленке, ну и по малому все заработало, даже умудрились подвязать IP-телефонию, вебхуки, звонки, карточки лидов, все стало отображаться, подниматься. Вся эта авантюра, так сказать, длилась порядка 5 лет, далее пандемия и все тухнет…»

… Для меня важно добить, в первую очередь, Б24 так как никогда не сомневался что она имеет право быть и работать, и конечно же, перевести свои проекты под общим знаменем…»

Заказчику требовалось автоматизировать все основные бизнес-процессы компании и сделать систему контроля для каждой заявки и каждого объекта закупок – отработка заявки, запрос на завод, предложение заказчику, решение заказчика, подписание договора, предоплата, заказ на заводе, доставка, постоплата, передача товара, закрытие сделки, закрывающие документы, получение отзыва от клиента.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

Клиент уже был знаком с Битрикс24 и его возможностями, знал, что хочет реализовать, но не знал как, поэтому первоочередной задачей было погрузиться в бизнес-процессы компании, систему заказов и функционал каждого отдела. Провели множество установочных встреч онлайн и оффлайн с руководством и персоналом по разбору каждого процесса в компании, определили маршрутизацию заказов и клиентов, доработали процессы, составили все логические цепочки и разработали основные правила для реализации проекта.

Написали техническое задание по проекту и, после его согласования, приступили к реализации.

Создали клиенту портал с индивидуальным адресом, настроили удобные стадии воронки продаж для каждого направления, интегрировали каналы привлечения клиентов, мессенджеры, подключили бот оценки качества обслуживания. Подключили всех необходимых сотрудников, отрисовали иерархию в структуре компании. Настроили IP телефонию и распределение заявок между менеджерами.

На каждом этапе сделки настроили задания Бизнес-процессов с уведомлением ответственных сотрудников и направлением на дальнейшие действия.

Разработали формы заявок с автоматической привязкой ответственного менеджера в зависимости от типа заявки. Автоматизировали процесс отправки заявки на завод изготовитель, уведомление менеджера об ответе с завода, формирование предложения для клиента по запросу. Реализовали автоматическое назначение стадии в зависимости от решения клиента.

Для стадий связанных с оплатами клиентов или необходимости оплаты изготовителю или транспортной компании автоматизировали уведомление Бухгалтеру о необходимости дальнейших действий и оформлению документов.

Для отдела закупки автоматизированы процессы на стадиях, связанных с запросами изготовителю, заказом и доставкой товаров в г. Бишкек.

Записали обучающие ролики для сотрудников и руководства – как работать с диалогами, как правильно заполнять карточки, вести клиентов, заполнять формы бизнес-процессов, как формируются задания и что делать на каждом этапе ведения клиентов.

У заказчика было свое серверное оборудование, весь проект реализовали на коробочном решении с использованием тарифа «Корпоративный портал 50»

4. Работа с решением и преимущества

После начала работы в CRM, заказчик избавился от бардака в работе с клиентами, взяли под контроль все этапы выполнения заказов, от первого обращения до получения товара клиентом и получения обратной связи.
После полноценного перехода на работу в Битрикс24 стали четко видны недоработки и проблемные места во внутренних бизнес-процессах компании, которые продолжают анализироваться и улучшаться, дорабатываются воронки продаж.

Из-за сложности проекта и реализованного функционала было решено периодически проводить обучение сотрудников по работе в портале Битрикс24.

У руководителя отдела продаж появилась возможность проверять и контролировать работу менеджеров и качество обслуживания клиентов, прослушивать телефонные разговоры и анализировать переписку из единой системы.

Маркетологи тоже улучшили качество своей работы за счет возможности анализировать количество и качество заявок поступающих с разных каналов.

Менеджеры перестали терять клиентов, повысив организованность работы.

5. Отзыв заказчика о проделанной работе

Продолжаем сотрудничать с Compservice. Дорабатываем процессы и воронки продаж, обновляем коробочную версию Битрикс24 и PHP. Даем рекомендации по улучшению работы в портале, осуществляем поддержку, и делимся информацией о новых функциях в Битрикс24.

Со слов клиента:

"Спасибо компании UniTap за погруженность в наши процессы, полезные решения не только по интеграции Битрикс24, но и по доработке наших внутренних процессов, качественный и ответственный подход к внедрению CRM, помощь сотрудникам в адаптации."