Автоматизация закупа и HR-процессов для фармацевтической компании «Абди Ибрахим Глобал Фарм»

О компании

 ТОО «Абди Ибрахим Глобал Фарм» — международная фармацевтическая компания, которая производит более ста лекарственных препаратов для внутреннего рынка и на экспорт в Азербайджан, Узбекистан, Афганистан и Грузию. Компания участвует в государственных закупках лекарственных средств.

   Задачи проекта

До оптимизации сотрудники «Абди Ибрахим Глобал Фарм» обрабатывали заявки на закуп в Excel, а кадровые решения фиксировали на бумаге. С развитием бизнеса у компании возникла необходимость в цифровизации процессов. Дирекция «АИГФ» поручила «Первому Биту» создать корпоративный портал, в котором удобно создавать, отслеживать и хранить заявки на закуп, а также курировать HR-отдел в едином окне и без бумажной волокиты.

Специалисты «Первый Бит Казахстан» провели предпроектный аудит и согласовали с заказчиком следующие задачи:

·       Создать корпоративный портал на базе коробочной версии «Битрикс24»;

·       Зарегистрировать сотрудников (250 человек), настроить структуру департаментов и роли (7 ролей);

·       Синхронизировать обмен контрагентами из «1С» в «Битрикс24»;

·       Настроить воронки для закупа: воронка по созданию и согласованию заявки на закуп; воронка согласования договора с поставщиками; воронка по созданию, согласованию и контролю оплаты поставщикам; воронка по созданию и контролю заявки на доставку;

·       Настроить кадровые процессы: заявка на отпуск, заявка на больничный;

·       Настроить реестры заявок: договора, заявки на отпуск и больничный;

·       Написать подробные инструкции, которые позволят адаптироваться текущим и новым сотрудникам.

   Реализация проекта

Работу над проектом команда «Первый Бит Казахстан» начала с создания портала «1С-Битрикс». Для всех сотрудников был настроен единый упрощённый интерфейс.

Далее наши специалисты добавили порядка 250 человек, присвоили каждому роль с определенными правами доступа и выстроили иерархию компании.

Вкладка «Структура компании» 

Далее специалисты «Первого Бита» настроили воронку по заявкам на закуп, которая начинается с заполнения заявки и заканчивается согласованием заявки всеми согласующими.

 Как устроена воронка закупа: 

1.     Сотрудники заполняют список «Товарная позиция», где указывают, что именно требуется закупить. В одной заявке могут быть 1 или более наименований.

2.     После заполнения данных по позициям сотрудники закрывают задачу, и это действие запускает процесс согласования заявки. На данном этапе предусмотрена проверка: если ни одного списка в «Товарной позиции» сохранено не будет, процесс согласования не запустится.

3.     На этапе согласования система формирует документ с указанными товарными позициями, сделка переходит на вторую стадию. Руководителю инициатора заявки поступает задание на согласование заявки на закуп.

После согласования руководителем заявка попадает финансовому департаменту и далее – логистам. Если один из департаментов отклоняет заявку, процесс согласования останавливается, инициатору заявки приходит имейл с причиной отказа.

4.     В одной заявке может быть несколько товарных позиций. Каждой товарной позиции присваивается категория и компетентный логист. На этапе согласования логистами заявка разбивается и специалисты отдела получают только ту позицию, за которую они ответственны.

5.     Когда логист согласовал заявку, начинается работа в новой воронке: из «заявки на закуп» сотрудник создаёт сделку в смарт-процессе «Договор».

Как устроена воронка договора:

1.     Логист создаёт карточку договора. В воронке смарт-процесса «Договор» она попадает на первый этап, где сотрудник заполняет поля.

2. После заполнения данных по договору логист закрывает задачу — и процесс переходит на этап согласования. Он аналогичен согласованию заявки на закуп: заявка направляется руководителю (меняется стадия воронки). После заявка попадает юристу, бухгалтеру и финансисту. Если руководитель «отклоняет» заявку, согласования прерывается, инициатору заявки приходит имейл с комментарием отказа.

3. Когда договор согласовали, формируется лист согласования, куда подтягивается информация о дате и ФИО согласующих. После этого юристу приходит задание по загрузке подписанного скана договора в реестр.

4. После подписания договора, логист создаёт карточки «Заявка на оплату» и «Доставка».

Как устроена воронка заявки на оплату:

1.     Логист из воронки «Договора» создаёт карточку заявки на оплату. В воронке смарт-процесса «Заявка на оплату» она попадает на первый этап, где специалист заполняет поля.

2. После заполнения данных логист закрывает задачу — и запускается процесс согласования. Он аналогичен процессам согласования заявки и договора.

Важный нюанс: следом за подтверждением финансиста система запрашивает сумму заявки. Если она меньше 1 000 000 kzt, заявка успешно завершается; если больше — направляется на контроль генеральному директору.

3. После согласования заявка на оплату продвигается на стадию «Ожидание оплаты». Если оплата планируется на текущей неделе, финансист переносит заявку на стадию «Оплата на текущей неделе».

4. На стадии «Оплата на текущей неделе» происходит выгрузка файла Excel, который далее бухгалтер загружает в «1С». После проведения оплаты по контрагенту, бухгалтер возвращается в «Битрикс» и переносит заявку на стадию «Оплачено».

5. Если в качестве позиции указан товар, логист параллельно создает заявку на доставку. Если в качестве позиции услуга, работы по закупу считаются законченными.

Как устроена воронка заявки на доставку:

1.     Логист из воронки «Договора» создаёт карточку заявки на доставку. В воронке смарт-процесса «Доставка» она попадает на первый этап, где логист заполняет поля.

2. После заполнения данных по заявке на оплату логист вручную переносит заявку на нужную стадию («В пути» и «Доставлен»). Когда товар попадает на стадию «Доставлен», процесс считается завершённым.

Таким образом, специалисты «Первый Бит Казахстан» автоматизировали ведение заявок на закуп. Процесс включает в себя задачи от создания заявки до расчётов с поставщиком и контроля доставки. Вся история сохраняется в карточке, из заявки на закуп инициатор может отслеживать, где находится товар, который он заказал.

Отдельной важной задачей было оцифровать HR-процессы. Специалисты «Первый Бит Казахстан» создали удобные процессы по согласованию отпусков и больничных.

Оба HR-процесса имеют схожий функционал: инициатор заполняет заявку и отправляет на согласование. Далее:

·       Заявка на отпуск поступает на согласование руководителю отдела, а затем HR-специалисту и начальнику отдела кадров;

·       больничный поступает на ознакомление руководителю, а после в HR-отдел. По завершении больничного инициатор загружает справку, и справка направляется его руководителю и в отдел кадров.

Для удобства наши специалисты настроили стадии, по которым инициатор может ориентироваться.

Результаты

·       Автоматизирована рутина: оформить заявку на закуп/оплату, а также заключить договор теперь можно за минуту.

·       Все сделки сотрудники ведут в едином пространстве и могут отслеживать статусы.

·       В любой момент можно найти старую заявку или договор в реестре.

·       Работа по закупу прозрачна и контролируема: никто не может сдвинуть заявку дальше, не пройдя согласования.

·       Согласование отпусков и больничных ускорено: больше не нужно искать руководителя и просить подписать заявление.

·       Минимизирована бумажная работа.