Red Petroleum
1. Краткая информация о клиенте
Red Petroleum – это национальная сеть автозаправочных станций в Кыргызстане, единственная представленная во всех 7 областях.
Начав свою деятельность в 2005 году с трех АЗС и одного нефтехранилища, за годы успешного развития сеть выросла более, чем в 50 раз.
Основной деятельностью компании является оптовая и розничная реализация топлива ведущих российских нефтеперерабатывающих заводов через сеть заправочных комплексов «Red Petroleum».
2. С какими задачами к нам пришел клиент?
Клиент пришел через таргетированную рекламу, с запросом автоматизировать внутренние задачи компании.
Самой главной проблемой была бумажная бюрократия, которая отнимала слишком много времени и ресурсов – большое количество разных заявлений, согласование документов, договоров. Всё это умножалось на большое количество отделов с множеством сотрудников, которые находились в разных локациях.
Плюс ко всему – в компании не было централизованного способа общения и взаимодействия сотрудников друг с другом.
Заказчик попросил дать решение, которое может решить вопрос ускорения всех процессов внутри компании.
Мы провели экскурсию по Битрикс24, презентовали все возможности работы с порталом. Провели установочную встречу для проведения соответствия всех запросов клиента и возможностей Битрикс24.
Подготовили коммерческое предложение с описанием решений запросов клиента и предложением дополнительных функций, которые также были бы безусловно полезны компании.
ТОП менеджмент компании успешно защитил наше предложение перед высшим руководством и мы начали сотрудничество.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Из-за большого количества задач заказчика и очень ограниченного времени на реализацию, было решено сотрудничать в режиме «Поддержка», то есть клиент расставляет запросы по приоритету, проводим совещание между командами, определяем задачу, предлагаем решение и сразу приступаем к реализации.
Начали с самой большой и важной задачи – автоматизация согласования документов на всех уровнях, договоры, заявления и прочие документы. Максимально автоматизировали заполнение полей, таких как юр. лица из базы клиентов компании, ФИО, должность, отдел, контакты инициатора заявки из базы данных сотрудников, и автоматическую рассылку отправку документа всем согласовывающим в зависимости от типа заявки и привязки к отделу. Настроили автоматическое создание и подписание протокола согласования.
Параллельно настроили индивидуальный короткий адрес портала, для удобства доступа сотрудников. Подключили всех необходимых пользователей и отрисовали организационную структуру компании с иерархией отделов – это всегда помогает не только при адаптации новых сотрудников, но и ускоряет ориентирование текущих работников внутри организации.
Для сотрудников настроили все необходимые тематические чаты для удобства связи между отделами и подразделениями внутри компании. Реализовали корпоративный ServiceDesk для удобства оформления заявок на техническую поддержку.
Далее для HR отдела разработали модули для принятия и согласования заявлений на отпуск, и входящие заявления на открытую вакансию для поиска сотрудников.
Для ассистентов генеральных директоров настроили работу с созданием протоколов и автоматической рассылкой всем участникам совещаний и встреч.
Все эти настройки были реализованы за 2 месяца, тариф Битрикс24 подключен –«Энтерпрайз 250».
4. Работа с решением и преимущества
Естественно, после внедрения каждого блока были проведены обучающие мероприятия, записаны ролики и инструкции по работе с каждым разделом. Осуществляется поддержка по любым вопросам.
Сотрудники активно адаптируются, пользуются всеми нововведениями и постоянно изучают свой портал Битрикс24, сами и задавая вопросы нашей поддержке.
Согласование важных документов ускорилось, и вся бумажная бюрократия перешла в онлайн режим. Сократилось количество потерянных в пути документов.
HR отдел практически оперативно реагирует на все заявки, отпускают людей в отпуск или приступает к поиску претендентов на открытые вакансии. Постоянно отправляет нам заявки на новые необходимые дополнения на портале.
Сейчас прорабатывается возможность оценки эффективности сотрудников в зависимости от количества и типа задач.
В целом, скорость компании увеличилась, решения принимаются и согласовываются кратно быстрее и их контроль вышел на новый уровень.
