ТИССА
• выполнение технических проектов;
• поставка импортного и отечественного климатического оборудования;
• производство элементов систем вентиляции и кондиционирования;
• монтаж и пуско-наладка климатического оборудования;
• реконструкция систем кондиционирования, вентиляции и холодоснабжения;
• гарантийное и сервисное обслуживание климатических систем.
1. С какими задачами к нам пришел клиент?
Заказчик обратился по рекомендации. Компания хотела оцифровать свой крупный бизнес, осовремениться и устранить устаревшие методы обработки заявок и управления проектами. Ранее все заявки фиксировались на бумаге или excel, а согласование проектов, составление договоров и смет также осуществлялось вручную. Это создавало значительные трудности в управлении проектами, замедляло процессы и увеличивало вероятность ошибок. Из-за большого количества и специфики проектов накапливалась невероятная бюрократическая нагрузка.
Решение: Для решения этих проблем мы предложили внедрение системы Битрикс24, которая обеспечила бы автоматизацию всех бизнес-процессов компании. Основные цели:
1) Автоматизация обработки заявок: Интеграция цифровых каналов для получения и оформления заявок, что позволяет сократить время на их обработку и минимизировать ошибки, а так же обеспечить непрерывность коммуникаций и более эффективное управление взаимодействием с клиентами.
2) Оптимизация согласования проектов: Внедрение функционала для автоматического согласования проектов, что упрощает процесс и ускоряет принятие решений.
3) Автоматизация документооборота: Реализация системы для автоматического создания и хранения договоров, смет и других важных документов, что позволяет уменьшить зависимость от бумажного документооборота и ускоряет доступ к необходимой информации.
4) Управление проектами и отчетность: Внедрение инструментов для эффективного управления проектами, включая планирование, контроль выполнения задач и генерацию отчетов.
2. Процесс внедрения, особенности проекта
Процесс внедрения Битрикс24 состоял из 4х этапов:
1) Погружение в бизнес-процессы компании и написание Технического задания проекта.
Из-за сложности задач требовалось полностью вникнуть в процессы компании и каждого отдела, затем описать и скорректировать в техническом задании итоговый результат. Для этого было проведено несколько онлайн и оффлайн встреч с руководителями отделов, описаны все основные процессы, документы и их маршрутизация.
2) Базовые настройки портала.
Создали портал с уникальным адресом, подключили всех необходимых сотрудников, отрисовали структуру компании, настроили права доступа. Обучили ответственного менеджера как подключать новых сотрудников.
Выстроили воронку продаж, настроили стадии лидов и сделок. Для карточек клиентов создали кастомные поля под бизнес-процессы клиента, которые в дальнейшем будут участвовать а автоматическом формировании документов.
Интегрировали мессенджеры и социальные сети, интегрировали формы на сайте. Подключили IP телефонию.
3) Автоматизация процессов.
Через бизнес и смарт процессы было максимально автоматизировано ведение нового клиента по воронке продаж.
После создания лида и заполнением менеджером основных данных по проекту, заявка, в зависимости от типа проекта направляется дальше по воронке ответственному сотруднику с автоматическим формированием и постановкой задачи типа «сформировать и отправить коммерческое предложение», «сформировать монтажную или смету материалов», «сформировать и подписать договор» , «приступить к монтажу». На каждом этапе настроено автоматическое создание и сохранение всех необходимых документов и подключение руководителей для согласование того или иного решения.
4) Запись обучающих роликов и отработка функционала с сотрудниками компании.
Обучили ответственных сотрудников как правильно работать с заявками, вести клиента по воронке и формировать отчеты. Записали обучающие ролики по всему внедренному функционалу.
3. Работа с решением и преимущества
Результаты внедрения Битрикс24 оказали значительное влияние на работу компании и стали очевидны довольно быстро:
- Ускорение обработки заявок: Переход на электронную обработку заявок позволил сократить время их обработки на 50%, что значительно повысило оперативность реагирования.
- Упрощение согласований: Внедрение автоматизированной системы согласования сократило время на согласование проектов на 40% и уменьшило количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Сокращение бумажного документооборота: Автоматизация создания и хранения документов привела к значительному снижению использования бумаги и упростила доступ к необходимым данным.
- Эффективное управление проектами: Использование инструментов для управления проектами позволило улучшить контроль над выполнением задач, повысить прозрачность процессов и улучшить качество отчетности.
В результате внедрения Битрикс24 компания смогла значительно повысить эффективность своих бизнес-процессов, сократить время на обработку заявок и улучшить управление проектами.
4. Продолжение сотрудничества
ТИССА и сегодня продолжает сотрудничество с UniTap. Даем рекомендации по улучшению работы в портале, осуществляем поддержку, адаптацию под их внутренние изменения и рассказываем о новых функциях в Битрикс24. Консультируем в случае возникновения вопросов или сложностей у сотрудников по работе в CRM.
