Эффективная CRM для event-агентства ASTANA PRODUCTION

Компания ASTANA PRODUCTION входит в список лучших event-агенств Астаны. За 13 лет работы реализовано более 2000 самых разных мероприятий, от свадеб до международных форумов. База компании состоит из лучших ведущих и артистов. Компания создает идеи шоу программ, предоставляет готовое музыкальное оборудование!

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел заказчик?

Основная цель, с которой обратился заказчик в нашу компанию LIGASOFT – сбор и систематизация поступающих заявок и инструмент управления event-мероприятиями. На момент обращения компания использовала разрозненные инструменты коммуникаций с клиентами и сбора заявок: телефоны менеджеров, заявки на почту с сайта, реклама в интернете. Для устранения операционного хаоса и систематизации работы было принято решение о внедрении CRM-системы Bitrix24.

Какие задачи были поставлены заказчиком перед нами:

• автоматическая регистрация всех поступающих заявок по коммуникационным каналам: телефония, мессенджеры, сайт, почта;
• распределение заявок между менеджерами по типу мероприятий, управление мероприятиями (проектами);
• контроль исполнения заявок на всех этапах – от первого обращения клиента до завершения выполнения мероприятия;
• интеграция с мессенджером WhatsApp;
• формирование единой клиентской базы;

Процесс внедрения, особенности проекта

Для реализации поставленных задач была проведена аналитика всей «цепочки» действий сотрудников - от получения заказа до завершения Сделки. На основе данной аналитики провели алгоритмизацию действий и цифровую трансформацию средствами Битрикс24. В результате система была настроена под задачи заказчика, а именно:

• был выбран тариф облачного портала "Базовый", который имеет достаточный для решения задач набор функциональных возможностей;
• подключение мессенджера WhatsApp через шлюз обмена wazzup и  обработка поступающих сообщений с мессенджера непосредственно в Битрикс24;
  
• подключение почтового клиента к системе, теперь все письма синхронизируются с Битрикс24, что позволило обрабатывать почтовые сообщения и вести переписку с клиентами непосредственно из системы;
  
• настройка «Воронки Продаж» - цифровое управление всеми заказами (от получения заявки по коммуникационному каналу до полного завершения Сделки/Проекта);
  
• цифровое управление Проектами (заказами) через BPM-модуль «Задачи и проекты»: создание проекта и постановка задач в рамках конкретного заказа, контроль исполнения, систематизация работы;
  
• распределение заявок между менеджерами;
• единая клиентская база;

Достигнутые результаты

• единая омниканальная платформа управления всеми поступающими заказами: подключение почты, мессенджера WhatsApp;
• единая клиентская база;
• роль «Ответственный» позволила четко видеть в системе кто из менеджеров отвечает за тот или иной заказ, на каком этапе исполнения находится заказ в конкретный момент времени;
• систематизация работы, общие алгоритмы взаимодействия с клиентами через бизнес-процессы CRM-системы;
• аналитические отчеты в разрезе Сделок, сотрудников (KPI);
• операционное управление мероприятиями и контроль исполнения задач через удобный инструмент "Задачи и проекты";

Вам наверняка будут интересны:
Интеграция Битрикс24 с телефонией
Интеграция Битрикс24 с мессенджерами
Внедрение "облачной" редакции Битрикс24
Внедрение "коробочной" редакции Битрикс24
Сопровождение Битрикс24