Автоматизация бизнес-процессов в компании Жемчужина StoMed

Медицинский центр «Жемчужина Стомед» столкнулся с необходимостью трансформации внутренних бизнес-процессов для повышения их эффективности и прозрачности. Основной проблемой было отсутствие автоматизации ключевых процессов, таких как согласование договоров, служебных записок, обработка заявок на закупки и адаптация новых сотрудников. Эти процессы требовали значительных временных затрат, замедляя работу и увеличивая риски ошибок. Задача заключалась в улучшении согласования документов, ускорении обработки заявок, а также в внедрении системы, которая обеспечивала бы централизованный доступ к данным и аналитике для принятия оперативных управленческих решений. Важно было создать систему, которая позволила бы автоматизировать рутинные задачи, повысить прозрачность и сократить время на выполнение процессов, обеспечивая при этом учет всех этапов и более точный контроль за сроками исполнения задач.

Для решения поставленных задач была внедрена система автоматизации на платформе Битрикс24, с использованием смарт-процессов и интеграции с Google Data Studio для создания дашбордов с аналитикой. Процесс внедрения был поэтапным с тестированием и корректировкой на каждом этапе.

1. Автоматизация согласования документов: Созданы смарт-процессы для согласования служебных записок и других документов, включая автоматическое изменение стадий согласования через систему Битрикс24. Эти процессы теперь позволяют отслеживать каждый этап согласования, назначать ответственных и автоматически записывать время, затраченное на каждом этапе.

2. Управление служебными записками: В системе была создана автоматизированная воронка для согласования служебных записок. При создании новой служебной записки система автоматически добавляет файл в папку, где хранятся все прикрепленные файлы и соответствующие данные на каждом этапе согласования.

3. Определение времени согласования: В системе внедрена функциональность расчета времени согласования по служебным запискам, с учетом рабочего времени (с 9:00 до 18:00, с понедельника по пятницу). Также введена настройка для определения срочности служебных записок: "Срочная — 2 часа на стадию" и "Обычная — 2 дня на стадию", что помогает организовать работу с учетом приоритетов.

4. Интеграция с аналитикой: Все данные, связанные с бизнес-процессами, были интегрированы в дашборд Google Data Studio. Это позволило руководству получать актуальную информацию о текущих процессах, времени согласования, срочности выполнения задач и других ключевых показателях.

5. Обучение сотрудников: Проведено обучение персонала для эффективного использования новых инструментов и технологий. Сотрудники компании теперь могут более оперативно управлять процессами и принимать решения, что значительно улучшило их работу.

Внедрение цифровых решений позволило значительно ускорить процессы согласования документов и улучшить сбор аналитических данных. Ожидаемые результаты включают:

1. Ускорение процессов: Благодаря автоматизации, время согласования документов было значительно сокращено. Процесс теперь более прозрачен и поддается мониторингу в режиме реального времени, что позволило сократить время, затрачиваемое на согласования, и повысить общую продуктивность.

2. Повышение прозрачности: Вся информация о согласовании документов теперь доступна в удобном виде для всех участников процесса. Это повысило уровень контроля за документацией и помогло оперативно устранять узкие места.

3. Аналитика в реальном времени: Интеграция с Google Data Studio и создание дашбордов позволило руководству компании принимать более обоснованные решения, опираясь на актуальные данные о работе сотрудников и процессах.

4. Снижение ошибок: Благодаря четкому процессу согласования, стало меньше ошибок и недочетов в документации, что обеспечило более высокое качество работы сотрудников.

5. Обучение персонала: Обучение сотрудников позволило эффективно адаптировать их к новым технологиям и системам, что улучшило взаимодействие внутри команды и повысило удовлетворенность сотрудников от работы с новой системой.

Проект обеспечил значительное улучшение в управлении бизнес-процессами, ускорил документооборот и обеспечил прозрачность работы, что стало основой для дальнейшего роста компании.