Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация продаж для Pastry Stories

Pastry Stories — компания, занимающаяся производством и продажей хлебобулочных изделий, особенно круассанов. Они ориентированы на качество и уникальные вкусовые впечатления для своих клиентов.

Компания активно расширяется, что привело к необходимости оптимизации бизнес-процессов и улучшения управления заказами. Pastry Stories стремится автоматизировать рутинные задачи, улучшить взаимодействие с клиентами и повысить прозрачность процессов для поддержания высокого уровня сервиса и дальнейшего роста.

С увеличением объема работы в компании наблюдалось снижение эффективности коммуникации между отделами и сотрудниками. Это привело к росту количества несогласованностей, увеличению времени на выполнение задач и возникновению трудностей в управлении проектами. В условиях интенсивного роста компании стало очевидным, что необходимо универсальное решение, способное удовлетворить все текущие и перспективные потребности бизнеса.

Задачи, с которыми обратился клиент:

1. Оптимизация бизнес-процессов: Клиент нуждался в инструменте, который позволил бы автоматизировать и упорядочить внутренние процессы компании, сократив время на выполнение рутинных задач и улучшив общее управление проектами.

2. Улучшение коммуникации: Важной задачей стало повышение эффективности внутренних и внешних коммуникаций для минимизации временных потерь и исключения дублирования информации.

3. Централизация данных: Необходимость хранения всей информации в одном месте для облегчения доступа к данным и упрощения взаимодействия между отделами.

4. Повышение прозрачности: Создание системы, позволяющей отслеживать прогресс по задачам и проектам в режиме реального времени, чтобы руководство могло оперативно реагировать на изменения.

5. Поддержка масштабируемости: Система должна была быть готовой к расширению, чтобы справляться с растущими объемами работы и новыми вызовами бизнеса.

Для решения поставленных задач и достижения оптимизации бизнес-процессов были предприняты следующие шаги:

1. Экспресс-анализ компании: Проведен оперативный анализ текущих процессов и структуры компании. На основе полученных данных была разработана воронка продаж, позволяющая оптимизировать путь клиента от первого контакта до заключения сделки. Также была создана система хранения клиентской базы, обеспечивающая удобный доступ к информации и упрощающее управление клиентскими данными.

2. Создание и настройка портала: Разработан и настроен корпоративный портал на платформе Битрикс24, включающий полную конфигурацию CRM-блока. Это позволило интегрировать все отделы компании в единую систему и обеспечить бесшовное взаимодействие между различными подразделениями.

3. Интеграция каналов связи: Все каналы связи компании были объединены в CRM-системе, что дало возможность оперативно обрабатывать запросы клиентов и улучшить качество обслуживания. Интеграция включала подключение телефонной связи, электронной почты, социальных сетей и мессенджеров.

4. Оптимизация процессов управления клиентской базой: Внедрены автоматизированные сценарии работы с клиентами, что позволило значительно сократить время на выполнение рутинных операций и улучшить контроль над состоянием клиентских отношений.

5. Обучение персонала: Проведено обучение сотрудников для эффективного использования всех возможностей новой системы. Это позволило быстро адаптировать команду к работе в новой среде и повысить общую производительность

Результат работы:

1. Логика работы CRM-системы: Разработана и внедрена эффективная логика работы CRM, обеспечивающая согласованность всех процессов.

2. Структура портала: Настроена основная структура портала с базовыми параметрами, обеспечивающими его стабильное функционирование.

3. Воронки продаж и карточки сущностей: Созданы и настроены воронки продаж и карточки сущностей для удобного управления клиентами и сделками.

4. Обработка заявок: Организована система обработки заявок из различных источников, что значительно улучшило скорость и качество обслуживания клиентов.

5. Автоматизация задач: Автоматизированы рутинные задачи менеджеров, что позволило сократить время на выполнение повседневных операций.

6. Аналитика и уведомления: Настроены аналитика и уведомления о ключевых событиях, обеспечивающие своевременное информирование и контроль над важными процессами.

7. Бизнес-процессы: Разработаны и автоматизированы основные бизнес-процессы компании, что повысило общую эффективность работы.