БФА Банк: как банк с большим штатом сотрудников повысил эффективность работы при переходе из Microsoft SharePoint 2010 в «Битрикс24»

ПАО «Банк БФА» внедрил коробочную версию «Битрикс24» в 4 офисах в Москве и Санкт-Петербурге. Благодаря новому внутреннему ресурсу, пришедшему на смену Microsoft SharePoint 2010, была значительно повышена эффективность двустороннего обмена информацией между менеджментом и сотрудниками Банка, а также упрощен ряд бизнес-процессов. «Битрикс24» позволил перейти на новый уровень управления персоналом (HR): теперь сведения о сотрудниках и их рабочих графиках обновляются автоматически.

Задачи проекта

Руководством БФА Банка были определены приоритетные направления автоматизации:

• Облегчить работу отдела управления персоналом вне зависимости от географического и территориального расположения сотрудников.
• Наладить обратную связь «снизу вверх».
• Модернизировать работу электронного архива документов. Обеспечить прозрачность документооборота и контроль жизненного цикла документов от создания до передачи в архив.
• Предоставить инструмент для настройки бизнес-процессов, облегчить управление поручениями.
• Обеспечить доступ к информации о наймах, повышениях, днях рождениях, а также отсутствиям сотрудников (командировка, отпуск и больничный).
• Начать отслеживание и контроль статусов присутствия на рабочем месте. Реализовать возможность формирования отчетности для руководства по использованию рабочего времени.
• Создать общую «Базу знаний» для обучения новых сотрудников и обмена полезной информацией и подсказок для решения типовых задач.
• Создать инструмент для внутреннего краудсорсинга. Наладить сбор анонимных обращений, пожеланий и идей подчиненных для вышестоящих менеджеров.

На роль исполнителя работ по внедрению «Битрикс24» было выбрано агентство «ARTW», золотой партнер «1С-Битрикс», имеющее 15-летний опыт реализации сложных высоконагруженных проектов. По рекомендации подрядчика платформой автоматизации стала коробочная версия «Битрикс24». На стороне заказчика внедрение курировала Елена Неверная, начальник отдела развития и внедрения банковских технологий.

«Коробочная версия системы «Битрикс24» была выбрана на основании многообразия базовых функциональных возможностей, который закрывает многие задачи клиента. В целом коробочная версия «Битрикс24» является универсальной базой, которая, в умелых руках, может удовлетворить любые самые нетривиальные потребности как по работе с клиентской базой, так и нацеленные на автоматизацию бизнес-процессов внутри компании».

Реализованный функционал

Работы по переходу на «Битрикс24» начались в августе 2015 года и завершились в январе 2016 года. Благодаря новому корпоративному порталу внедрены и активно используются следующие решения:

Безопасная сквозная авторизация за счет интеграции портала с Microsoft Active Directory. Пройдя авторизацию на рабочем компьютере, сотрудник автоматически получает доступ к «Битрикс24».

Электронный архив документов доработан под регламенты заказчика. Каждому документу присваивается учетная карточка. В них отображается жизненный цикл документа: кто его создал, утвердил, актуален ли документ. Функция информирования позволяет рассылать связанные с документом уведомления по спискам сотрудников. Усовершенствованы экспорт и импорт файлов. Документы из раздела скачиваются архивом, сохраняющим файловую структуру. Скачивание списка документов по фильтру осуществляется в один клик Дружелюбный интерфейс для работы с документами выглядит как клавиатура аккордеона, облегчая работу с файлами.

Бухгалтерский, хозяйственный и кадровый учет ПАО «Банк БФА» ведется в программе МастерБаланс ООО «Диасофт». Исполнитель организовал автоматическую передачу данных из МастерБаланс в «Битрикс24»: списки сотрудников и кадровых перестановок. Информация об отсутствиях ежедневно выгружается в корпоративный портал, позволяя формировать новые отчеты об использовании рабочего времени. Усовершенствованы профили пользователей. Теперь отдел персонала «в один клик» получает выборки сотрудников подразделений: а) Недавно принятых на работу; б) Рожденных в указанный месяц, дату, интервал дат; в) Участвующих в комитетах.

Непосредственно из профиля сотрудника доступен график отсутствий. Сотрудники имеют право управлять данными профиля, добавлять и скрывать мобильные телефоны, дни рождения и визуализацию в графике отсутствий.

«Форма обратной связи» собирает пожелания подчиненных, в том числе анонимных, и маршрутизирует их руководителям направлений для рассмотрения и принятия решения. Поля функционала обратной связи добавляются, настраиваются и удаляются без помощи программистов.

Больше не нужно искать нужных сотрудников по зданиям, этажам и кабинетам. Служебные встречи и визирование документов проходят быстрей и проще. Это обеспечивает система навигации на плане этажей. Рабочее место сотрудников доступно для просмотра в профиле с возможностью перехода непосредственно на план этажа.

Интерфейс нового интранет-портала на базе «Битрикс24» оформлен в корпоративном стиле в соответствии с брендбуком ПАО «Банк БФА»: модифицированы цвета, шрифты, иконки.

Итоги проекта

Многофункциональный «коробочный» функционал «Битрикс24» в сочетании с доработками позволили максимально удовлетворить потребности отделов персонала, маркетинга, управления технологического развития. «Битрикс24» оказался дешевле и гибче в доработке и сопровождении, чем ранее применявшийся Microsoft SharePoint.

Бесшовная интеграция с Microsoft ActiveDirectory и Exchange обеспечила легкий переход внутрикорпоративного портала на новую платформу. Интуитивно понятный интерфейс и подробная документация вендора «1С-Битрикс» помогли быстро обучить сотрудников. Заказчик доволен результатами внедрения, планирует расширять использование «Битрикс24» в будущем.

«Внедрение корпоративного портала «Битрикс24» позволило автоматизировать ряд бизнес-процессов, повысить эффективность двустороннего обмена информацией между менеджментом и сотрудниками Банка, решить задачи Службы маркетинга и Управления по работе с персоналом».

О БФА Банке, группа «УРАЛСИБ»

Универсальный коммерческий банк ПАО «Банк БФА» основан в Санкт-Петербурге в 1993 году. В 2016 году банк «БФА» вошел в состав группы «УРАЛСИБ».
Международное рейтинговое агентство Standard & Poor's присвоило БФА Банку долгосрочный и краткосрочный кредитные рейтинги «B-/С». Рейтинговое агентство «Эксперт РА» присвоило Банку рейтинг кредитоспособности на уровне «А» (Высокий уровень кредитоспособности). БФА Банк входит в Топ-5 банков Санкт-Петербурга по величине собственного капитала.