Артем Шишкин
Coover Box – это производственная компания по изготовлению индивидуальных подарочных и сувенирных коробок в Украине. Еще 5 лет назад компания занималась массовым производством VIP-упаковок для алкоголя, но кризис перепрофилировал бизнес в малотиражное производство кастомизированных коробок для клиентов из разных сфер, включая корпоративный сектор. Сегодня Coover Box со штатом в 26 человек располагает собственными производственными ресурсами.
Малотиражное производство упаковки для корпоративного сектора – это одна из самых перспективных ниш не только в Украине, но и во всем мире. Но в связи с большим количеством менеджерской работы по производству, процесс ценообразования за такой вид услуг достаточно тяжелый. Но это не пугает компанию Coover Box, которая поставила перед собою амбициозную цель - освоить эту нишу, сделать её коммерчески привлекательной и стать номер 1 в мире. Летом 2015 года большинство своих производственных процессов они решили перенести в «Битрикс24».
— Артем, расскажите о производстве упаковок от Coover Box ?
— Ниша, в которую мы вошли очень не простая из-за большого количества бизнес-процессов на пути создания продукта: закупить / напечатать / высечь / вырезать / оклеить / сдизайнерить / доставить / протеснить / покрасить / попилить / зачистить. И это далеко не весь список подзадач к каждому заказу, поэтому очень тяжело предоставить адекватную стоимость услуги с таким количеством менеджерской работы на пути к конечному результату.
— Какие факторы вас заставили задуматься об использовании сервиса для организации работы компании?
— С увеличением количества клиентов и объемов производства у нас сразу проявились слабые места. Во-первых, нужно было упорядочить данные клиентов, которые хранились в экселевских таблицах, и построить всю историю взаимоотношений в одном месте. Во-вторых, столкнулись с производственной мощностью - заказов было больше, чем мы фактически могли производить. Первым делом, что думают производственники? Надо накупить оборудования и нанять больше людей. Но мы начали анализировать процесс и поняли, что основная проблема была в организационных моментах: там забыли, там не успели, там не сказали, там не выслали, там не позвонили и т.д. И в результате эффективность (тут главное слово) у нашего предприятия была очень низкая.
— Почему выбор остановился на «Битрикс24»?
— Мы углубились в изучения ИТ-решений для производства. Перепробывали многие проджект менеджеры, но постоянно сталкивались с какими-то проблемами. То медленная работа сервиса в Украине, то английский интерфейс, который понятен не всем сотрудникам, то плохо разработан функционал подзадач, а он нам очень нужен из-за большого количества производственных моментов. На это уходила уйма времени и я понимал, что это не простое и очень важное решение. Процесс выбора осложнял и тот факт, что реальную эффективность системы ты можешь ощутить только после внедрения - 3-6 месяцев как минимум.
Летом 2015 года я попробовал «Битрикс24», хотя был полностью уверен, что хороший IT-продукт могут сделать только за рубежом. Но оказалось, что здесь формат all inclusive: и CRM, и менеджер задач, и внутренняя социальная сеть, и чат, и диск. После первого месяца тестирования я был в восторге и принял твердое решение. C сегодняшнего дня общаемся только в «Битрикс24». План производства переносится в сервис. Поручения выполняются только после поставленной задачи в сервисе. Так и пошло это дело.
Мой компаньон, заведующий технической частью, осваивает Битрикс24 и удаленное управление
— Как проходил переход на сервис среди сотрудников?
— Системой мы пользуемся уже 3-ий месяц. Старт был очень болезненным. Привычки делают свое дело, люди боятся менять что-то и пробовать новое. Все равно им хотелось отправить почту друг другу, написать мессендж в Skype и Facebook. Я был готов к тому, что «выходить из зоны комфорта» будет тяжело, но четко понимал, что это принесет пользу и упростит наши менеджерские задачи.
— С какими инструментами «Битрикс24» вы имеете дело чаще всего?
На сегодняшний день у нас каждое утро проходит планерка в чате. Я нахожусь в Киеве, а само производство в Днепропетровске. Те, кто в это время на пути к офису, присоединяются к нам через мобильное приложение. Все задачи компании выполняются только через задачи в сервисе. Весь план производства в соответствующей группе в виде задач и подзадач. А это, как уже говорил, закупить / напечатать / высечь / вырезать / оклеить / сдизайнерить / доставить / протеснить / покрасить / попилить / зачистить и многое другое.
Бухгалтерия активно использует диск, где хранит все документы для контрагентов. Для решения общих вопросов компании мы активно пользуемся Живой лентой. Через неё хорошо ощущать чем живет компания, кто какими делами занят, кому и в чем нужно помочь, какие идеи возникают и сразу же обсуждаем как их реализовывать.
Для внутренних коммуникаций мы полностью перестали использовать почту. По чуть-чуть начали заполнять CRM и чувствуем в этом большой потенциал. Следующим нашим шагом будет настройка бизнес-процессов, там вообще масса перспектив. В данный момент мы используем только оплату счетов.
— Какие еще «полезности» вы бы отметили в сервисе?
— «Учет рабочего времени» - очень полезный инструмент для личной аналитики. Он хорошо мотивирует и позволяет эффективно использовать свое время, не отвлекаться на разные "фишки". Когда-то мы даже устраивали соревновательный процесс: борьбу за первое место в разделе «Пульс компании» и трэкали каждый своё рабочее время.
— Как вы отслеживаете эффективность компании и сотрудников?
— С помощью автоматических отчетов и диаграммы Ганта. Она позволяет оценить трудозатраты коллег на выполнение задач и их загрузку. Это хороший инструмент для принятие управленческих решений по квалификации, численности персонала, рентабельности бизнеса.
— Заметны ли изменения в компании от перехода на новую систему?
— Уже на 3-ий месяц использования мы начали чувствовать комфорт от использования системы. Все по полочкам, ничего не забывается. Производительность компании увеличивается, при том что мы не увеличивали штат и не наращивали парк оборудования. Но даже это не является нашей финальной целью. Главное – это создать полностью автоматизированную систему заказа упаковки через интернет, которая автоматически будет попадать в план производства. Так что впереди у нас еще долгий путь вместе с «Битрикс24».
Спасибо за интересное интервью, Артем! Успехов в достижении целей.