У этой команды с первых дней было очень много работы и очень мало рук, даже с учетом удаленных сотрудников. Поэтому в каких-то проектах девять специалистов и их руководитель просто «тонули», а на какие-то, наоборот постоянно не хватало времени и сил. А объем заказов, между тем, рос. Поэтому менеджерам стало все сложнее договариваться о крайних сроках внутри каждого проекта, а потом отслеживать то, как они соблюдаются каждым дизайнером, диктором, композитором и так далее.
Неприятностей добавляла и путаница с документами и звуком по проектам. У команды постоянно возникали вопросы: какая из версий текста или аудиоролика сейчас актуальна? Где искать предыдущие? И точно ли эта музыка, макет или голос диктора утверждены руководителем?
В какой-то момент директор студии Damas Данила Попов решил попробовать работу в «Битрикс24», чтобы исправить ситуацию. Причем, в «облачной» версии, которая доступна всегда и везде, где есть Интернет.
Все проекты ребята «переселили» в одноименные рабочие группы, обсуждение срочных вещей по задачам внутри них перенесли в чат, а многочисленные аудио-, текстовые и графические файлы переехали на «Диск. Битрикс24», как, впрочем, и личные документы.
«Наша работа сразу стала четкой, понятной и прозрачной, – рассказывает Данила Попов. – Менеджеры видят, у кого из исполнителей что в работе, когда им нужно сдать тот или иной этап или закрыть весь проект. Я же могу оперативно оценить сделанное, дать обратную связь по небольшим этапам и проконтролировать общий результат. Причем, даже у самой небольшой задачи или подзадачи есть ответственный – композитор, дизайнер и так далее, к каждой прикреплен весь материал, выставлены сроки. Это очень облегчает медиапроизводство, в особенности серий аудио- и видеороликов для крупных заказчиков, сокращает затраты наших сил, времени и средств на них».
Ребята признаются, что даже когда можно встать и дойти к коллегам пешком, чтобы что-то обсудить, они охотнее используют «Битрикс24». Потому что система очень ускоряет общую работу. В итоге, работая слаженнее и тратя намного меньше времени на рутину, чем раньше, они успевают сделать для всех своих клиентов гораздо больше. И, конечно, привлечь и отработать больше новых заказов. А это уже означает для компании рост прибыли.
Данила и его команда в будущем мечтают перейти в CRM, чтобы объединить там свою базу клиентов с базой московских партнеров и работать в общем пространстве, отслеживая ход всех сделок – начиная с первого обращения клиента и заканчивая повторными заказами с его стороны. Всех участников привлекает то, что они смогут четко видеть, кто и сколько контрактов отработал за определенный срок, сколько сил и времени на это потратил каждый менеджер и каков финансовый результат каждой сделки. Важно и то, что пространство для маневра у партнеров будет общим, а роли и обязанности, в соответствии с которыми будет идти работа с клиентами, будут у каждого своими. Это сразу гарантирует правильное разделение ответственности, спокойную и безопасную работу в общем пространстве.
«За полгода мы уже так привыкли к «Битрикс24», что вряд ли когда-нибудь уйдем. Если только на версию с большим числом сотрудников», – говорит Данила Попов.