Василий Капцов, «ЕНДС»: «Готовый сервис для решения задач – бесплатно»

«В Самаре нас 10 человек, плюс-минус 2-3 в разное время. Мы работаем автономно, хотя и под единым брендом», — говорит Василий Капцов, руководящий представительством ЕНДС в Самаре.

За 6 лет работы в Самаре ЕНДС продала, установила и внедрила несколько сотен систем спутникового мониторинга транспорта. «Клиенты у нас разные — от индивидуального предпринимателя с одной машиной, до предприятий, которые владеют парками из сотен транспортных средств. Они внедряют наши решения, чтобы понимать реальный, а не заявляемый водителями уровень затрат на эксплуатацию и топливо для их автомобилей и спецтехники», — рассказывает Капцов.

Система мониторинга ЕНДС должна непрерывно собирать всю информацию о работе машин. А техника в это время — приносить прибыль своим предприятиям. Поэтому в случае технического обслуживания системы или при ее установке на новый транспорт, инженеры ЕНДС обязаны действовать максимально оперативно и четко. Проблема в том, что порой доступ к транспорту можно получить лишь на несколько часов. Еще чаще он «разбросан» по всей области.

«У нас есть диспетчер, который из офиса следит за передвижением машин, есть бригады инженеров, решающие технические вопросы на местах. Работу всех этих людей, как и заявки от заказчиков, нам нужно координировать. Но человеческий фактор играет свою роль — заявка может потеряться или остаться необработанной. Все это ведет к недовольству клиентов. Поэтому нам нужен был инструмент, который, в первую очередь, помог бы офису контролировать своевременное исполнение задач, особенно долгих и «многосоставных». А во-вторых, позволил бы постепенно подключить к работе над задачами «мобильных сотрудников» — инженеров и руководителей, которые часто бывают в разъездах». Таких у нас примерно 50%».

Проанализировав несколько решений, Василий остановился на «Битрикс24», так как система отвечала всем требованиям: у нее был сильный «проектный» функционал и хорошая поддержка мобильности. К тому же, бесплатная версия «Битрикс24» не была урезанным вариантом коммерческого продукта, а давала хорошую возможность сразу решить весь спектр задач Самарского филиала — как в настоящем, так и в будущем.

«Мы стали использовать «Битрикс24» как «Планировщик», которого нам долго не хватало: быстро и просто делать заявки клиентов на обслуживание или установку систем мониторинга задачами в рабочих группах. Особенно важно нам было фиксировать сложные или «растянутые во времени» кейсы. Мы начали ставить себе напоминания, подключать нужных сотрудников, а по выполнению отмечать — закрыли мы эту задачу в срок или задержались. Конечно, мы стали анализировать причины задержек, чтобы понимать, как избежать их», — рассказывает об изменениях в работе офиса Василий.

В результате того, что каждая, даже самая долгая задача получила «хозяина» и всегда актуальный статус, они стали контролироваться намного четче, чем раньше — как руководителем, так и сотрудниками. Минимизировалось и количество «лишнего» общения. Если задача зависит от разных сотрудников (техническая работа делается одним специалистом, документы по работе другим), никому не нужно ходить и требовать, чтобы ее передали дальше. Нужно просто заглянуть в систему, посмотреть сроки, статусы, отчеты и приложенные к задаче документы.

«При таком обилии комплексных задач, меня, как руководителя, выручает чек-лист. Его удобно использовать, когда работу необходимо выполнять и контролировать поэтапно и исполнителей у нее много. Все всегда могут добавить в чек-лист свои пункты и вычеркнуть выполненные. Благодаря чему сразу видно, на какой стадии находится не только все дело, но и его многочисленные подзадачи. И кто за что отвечает здесь и сейчас».

Еще один инструмент, который ЕНДС намерена освоить в ближайшее время, — работа с клиентами в CRM.

«Мы планируем начать отслеживать работу с заказчиками, начиная с первого звонка и заканчивая вторичными продажами, так как парк у клиентов часто меняется, какие-то машины списываются, какие-то докупаются. Поэтому для нас эффективнее, чтобы весь круг работ, связанных с заказчиками, включая продажи, велся в едином «поле» «Битрикс24», — резюмирует Капцов.