Алексей Дюбанов: Как перестать терять информацию - опыт внедрения корпоративного портала для Федерации футбола Украины

Федерация футбола Украины — это всеукраинская общественная спортивная организация, основанная в декабре 1991 года. Она содействует развитию и популяризации футбола в Украине. В частности, занимается организацией игр чемпионата Украины, игр сборной страны, а также развитием детско-юношеского футбола.

Ускорить документооборот

Из-за широкого спектра задач и зон ответственности ФФУ обладает очень сложной нелинейной организационной структурой. Например, в нее входит 16 комитетов, 18 отделов, 6 департаментов, 21 ассоциация, лиги и федерации, ряд служб, советов и других органов. При этом управлением ФФУ занимаются конгресс, президент, исполнительный комитет, президия, исполнительный директор и 8 вице-президентов.

Не удивительно, что главной проблемой такой сложной структуры стала потеря информации из-за длительного цикла документооборота между всеми группами организации. В 2015 году руководство Федерации приняло решение оптимизировать документооборот и повысить эффективность внутренних коммуникации. Для этого инициативная группа ФФУ предложила создать внутренний портал. Его разработку доверили украинской веб-студии IT:LOGIC. Компания имеет большой опыт в подобных проектах и хорошее портфолио, состоящее из государственных организаций, крупных издательств, финансовых компаний, а также интернет-магазинов.

Четыре этапа за две недели Перед IT:LOGIC была поставлена задача проанализировать структуру и бизнес-процессы ФФУ, чтобы максимально автоматизировать документооборот, и внедрить CRM-систему во всех ее подразделениях. С финансовой и функциональной точек зрения в качестве информационной системы была выбрана коробочная версия «1С-Битрикс24».

В октябре 2015 года подрядчик приступил к поэтапной реализации проекта. Сначала была установлена и внедрена CRM-система. На втором этапе — добавлены в систему все сотрудники и настроена организационная структура. Сотрудникам предоставили инструменты для общения через чаты и живую ленту, для создания рабочих групп, для работы над общими задачами, представили визуальную лестницу управления, справочную информацию о коллегах, кто в каком подразделении и кому подчиняется.

Основным этапом стала настройка электронного документооборота. Она должна решать задачу управления документацией, чтобы с помощью портала согласовывать, хранить и работать с документами. В завершении проекта всех сотрудников организации ознакомили и обучили правилам использования системы. Весь процесс реализации проекта занял две недели.

Кто владеет информацией, тот владеет миром В результате внедрения «Битрикс24» ФФУ получила большой внутренний информационный ресурс, на котором видны все новости организации, рабочие группы для коллективных задач, систему обмена сообщениями в режиме реального времени, единую онлайн-базу контактов всех подразделений. Также были запущены стандартные бизнес-процессы для юридического оформления отпусков, командировок и создан общий онлайн-архив документов. Управлять всеми функциями могут как отдельные подразделения, так и отдельные сотрудники, в зависимости от распределения прав доступа.

Кроме того, используя стандартные возможности внутреннего портала удалось существенно облегчить бронирование переговорных комнат. «У нас есть 7 различных помещений, которые используются как залы заседаний или переговорные комнаты. Но до недавнего времени они использовались в хаотичном порядке. Теперь с помощью «Календаря» на портале можно увидеть, какие помещения и по какой причине заняты», — рассказывает Алексей Раздобутько, представитель ФФУ.

Планы на будущее Пока еще длится ознакомительный период. Это связано с тем, что в марте 2016-го запланировано проведение конгресса исполнительного комитета Федерации. На нем будут обсуждаться, и приниматься решения об изменении организационной структуры ФФУ.