INKSYSTEM: «Битрикс24» помог объединить 30 офисов в пяти часовых поясах»

О компании INKSYSTEM была основана в 2006 году и стала одним из первых в мире производителей систем непрерывной подачи чернил для струйных принтеров, заправляемых картриджей и чернил для струйной печати. Бизнес компании стремительно растет и сегодня она представлена 30 офисами в 6 странах мира — России, Украине, Казахстане, Беларуси, Польше, США, а количество сотрудников достигло 280 человек. Для управления столь разветвленной филиальной сетью и таким количеством сотрудников в INKSYSTEM до декабря 2014 года использовали Skype и электронную почту, а некоторые задачи региональные руководители просто запоминали или записывали в блокноты. В то же время, рядовым сотрудникам задания от руководителей поступали через две совершенно разные онлайн-системы. Из-за неорганизованности и разного набора инструментов в работе новичкам приходилось долго объяснять, в каких случаях использовать одно приложение, а в каких - другое.

Нехватка своевременного информирования работников о новых задачах, невозможность организовывать открытое обсуждение важных вопросов, отсутствие прозрачности в решении ряда проблем, привели команду к поиску комплексного решения. Оно должно было заменить все разносторонние сервисы и создать единое коммуникационное поле, в котором будет легко и удобно согласовывать задачи, ставить ответственных и следить за сроками исполнения.

«Сейчас, наверно, не найдется ни одного руководителя, который не знал бы, насколько эффективнее делают бизнес правильно построенные коммуникации внутри компании. Это касается как горизонтальных коммуникаций (общения по отделам компании), так и вертикальных коммуникаций (общение с топ-менеджерами компании)», — рассказывает Евгения Войценя, руководитель направления инфраструктурных решений INKSYSTEM.

По ее словам, в качестве облачной корпоративной платформы в INKSYSTEM выбрали ««Битрикс24» по ряду причин. В приоритете была скорость перехода, интуитивно понятный интерфейс и наличие мобильного и десктопного приложений аналогичных Skype. Кроме того, этот сервис предоставил компании весь необходимый функционал в одном решении. INKSYSTEM получил инструмент управления задачами и проектами, где можно проследить всю историю изменений, социальную сеть с «живой» лентой сообщений, чат и видеозвонки, позволяющие структурировать коммуникацию в компании, и многое другое. Взвесив все преимущества «Битрикс24», в INKSYSTEM достаточно быстро приняли решение о внедрении данного продукта. Соответствующая работа началась в конце декабря 2014 года. Чтобы сотрудники безболезненно перешли на новый сервис, процесс проходил поэтапно. Сначала всем был предоставлен доступ к «Битрикс24». После первой критики наступил этап настройки и устранения технических проблем. По его окончанию INKSYSTEM отказался от использования двух ERP-систем, и весь бизнес-процесс был перемещен в «Битрикс24». На заключительном этапе было реализовано разграничение функционала между 1С и «Битрикс24». С 1 июля 2015 года компания полностью перешла на работу в «Битрикс24» в качестве средства коммуникации внутри компании.

«С проблемой вовлечения пользователей в работу с той или иной CRM-системой, наверное, сталкивались все руководители компаний. В данном случае решающее значение имеет желание сотрудника: если он хочет, то освоит любой функционал. Но также большое значение имеет поддержка перехода на новую систему со стороны топ-менеджеров», — делится опытом Евгения Войценя.

На сегодня, согласно данным инструмента «Пульс компании», годовой показатель вовлеченности использования платформы составляет 57%. Это достаточно высокий показатель, особенно учитывая, что еще не прошел год с момента начала внедрения платформы, а все работы и вовсе были закончены лишь 1 июля 2015 года.

Одной из сложностей перехода была привычка сотрудников общаться через Skype. Они очень неохотно переходили на браузерную версию чата от «Битрикс24». Проблему решили, установив на ПК сотрудников десктопный клиент платформы.

Сегодня все хозяйственные операции INKSYSTEM продолжает вести в 1С, а всю внутреннюю коммуникацию компания перевела в «Битрикс24». Примечательно, что она активно использует практически весь коммуникационный потенциал платформы: инструменты постановки и контроля задач, проведения собраний и планерок, организации групп, составления списков, бизнес-процессов, управления живой лентой, базы знаний, wiki-страницы, хранения документов и работы с ними.

Теперь согласование всех важных вопросов, требующих участия топ-менеджмента, ведется через инструмент «Задачи и проекты». По всем значимым вопросам топ-менеджмент использует в задачах роль наблюдателя. В комментариях к задаче происходит согласование уровня доступа, выяснение дополнительных вопросов, а при необходимости коммуникации с другими бизнес-направлениями используются подзадачи. При этом очень актуальна привязка данного процесса к временным рамкам — всегда можно увидеть, по чьей вине сроки были нарушены.

С новым порталом удалось совершенствовать бизнес-процессы и постоянно проводить эксперименты, тестирование, опросы. Стало легко информировать обо всех изменениях сотрудников, которых они касаются. К примеру, подключили в 1С новый модуль, соответственно поменялся механизм работы, появилась новая инструкция, и все ее нюансы сразу выкладываются в живую ленту.

«Благодаря внедрению «Битрикс24» в компании INKSYSTEM обсуждать вопросы стало не просто удобно, но и конструктивно. Если в разговоре могут доминировать эмоции, то при согласовании вопросов в «Задачах» много писать не хочется, поэтому публикуешь только конструктивные предложения. Кроме того, появилась возможность проводить анализ задач и вопросов, с которыми сталкивается компания. Они все структурированы, у них есть теги, а значит появился механизм фильтрации текущих задач и вопросов», — рассказывает Евгения Войценя о практических результатах использования платформы.

В компании начали открыто обсуждать проблемы и высказывать свою точку зрения. У сотрудника появился планы работы, а рабочий день стал структурированным. И теперь результат проделанной работы: закрытые задачи, проведенные совещания, закрытые вопросы — всегда на виду.

Хотите получить такой же результат в своей компании?
Зарегистрируйтесь на портале «Битрикс24»