Роман Клевцов, Element Group: «Битрикс24» стал наилучшим способом упорядочить и консолидировать проектную работу»

Специфика компании подразумевает, что к большинству проектов подключено довольно много сотрудников. И первым в процессе взаимодействия с потенциальными клиентами, как правило, стоит отдел маркетинга. Благодаря стимулирующим акциям и рекламе, его специалисты приводят клиентов и передают их в отдел продаж. После заключения договоров проекты принимает департамент по работе с клиентами, совместно с производством, размещенном в Брянском филиале. В среднем получается, что в каждом проекте задействовано 10-15 человек, а в крупных проектах эта цифра достигает нескольких десятков. При этом многие ключевые задачи контролирует руководство.

«Когда в компании не было CRM, информация по новым и существующим клиентским проектам передавалась преимущественно по телефону и электронной почте. Поэтому было сложно сразу определить, кто из сотрудников отвечает за конкретную задачу или какая у людей в данный момент загруженность. Управленцам, отвечающим за финальные результаты проектов, приходилось проводить много переговоров или вести длинную переписку, чтобы выяснить базовые моменты или, например, поставить новую задачу другому подразделению», – рассказывает Роман.

По словам Клевцова, «Битрикс24» стал наилучшим способом упорядочить и консолидировать проектную работу. Постановка задач, контроль над их выполнением, распределение задач по группам, назначение ответственных и соисполнителей используются постоянно. Кроме того, в Optimism.ru практически исчезла необходимость в использовании электронной почты для внутренних контактов: благодаря встроенному чату, стало можно быстро отправить сообщение сотруднику, внимания которого требует срочная задача или сложный проект. Также в «Битрикс24» стали храниться все нужные документы и шаблоны – люди начали экономить время на поиск и заполнение нужных файлов, форм и т.д.

Хорошей возможностью всегда держать проекты в поле зрения оказалась и настройка напоминаний о дедлайнах или посроченных задачах. С помощью этого простого инструмента легко можно вернуть в работу любой «выпавший» участок или проект, который в целом идет гладко и требует повышенного внимания только на ключевых этапах.

«Та работа, которую раньше выполняли телефон, электронная почта и внешние мессенджеры, полностью перенесена в «Битрикс24», что позволило значительно улучшить внутреннее взаимодействие, ускорить работу с проектами и упростить решение организационных вопросов», – говорит Роман.

№2. Быстрее, выше, сильнее: внутренние задачи.

Упростилась и работа с внутренними задачами. Например, чтобы начать регулярно получать от производственного подразделения аналитику по посещениям корпоративного сайта, сотрудникам департамента маркетинга раньше приходилось обращаться к руководителю подразделения, описывать задачу, просить выделить специалиста. Затем руководитель общался со своими сотрудниками, выяснял их загруженность и давал указание о выполнении задания. Теперь в «Битрикс24» достаточно поставить задачу на руководителя подразделения. Прямо в системе он посмотрит, какие задачи стоят перед каждым из его сотрудников, и, исходя из приоритетов, делегирует текущую. Все нюансы работы можно обсудить сразу, в комментариях. Информация будет в любое время доступна всем участникам проекта, ее не придется искать в почте или специально сохранять, выясняя, были ли дополнения или изменения «с последнего раза».

«А если что-то нужно донести сразу до всех сотрудников (кадровую, организационную или даже стратегическую информацию), это делается с помощью «живой ленты», – замечает Клевцов.

№3. Удаленные сотрудники – не такие уж удаленные.

У Element Group есть филиал не только в Брянске, но еще и в Твери, а по некоторым проектам специалисты компании работают с удаленными подрядчиками. Раньше, при общении по телефону или электронной почте часть информации порой терялась или забывалась. В «Битрикс24» все стало консолидироваться в одном месте, любой из участников проекта, независимо от своего местонахождения, получил возможность в удобный момент изучить всю информацию по задаче или по клиенту. Обсудить срочные вопросы с кем-то из команды во внутреннем чате или обратиться ко всем – например, с целью мозгового штурма – через ту же «Живую ленту». Таким образом, все удаленные сотрудники благодаря работе в общем поле «Битрикс24» чувствуют себя действительно частью команды, а не просто сотрудниками «отдельного филиала» или сторонними подрядчиками.

№4. Мобильность – rules!

Теперь любой менеджер или руководитель в Element Group, находясь не в офисе, может оперативно отреагировать на возникшую задачу.

«Будучи, к примеру, в командировке или работая из дома, наши специалисты имеют полный доступ к своим проектам, документации и могут оперативно отреагировать в случае срочных вопросов, нужды в экспертизе с их стороны и т.д. У «Битрикс24» также есть специальные приложения для мобильных устройств – смартфонов и планшетов – что помогает нашим сотрудникам компании всегда быть на связи и контролировать все свои проекты вне зависимости от географии разъездов», – комментирует Роман Клевцов.

Хотите получить такой же результат в своей компании?

Зарегистрируйтесь на портале «Битрикс24»

О компании

Element Group – холдинг интернет-маркетинга, каждый элемент которого (Optimism.ru, GreenPR, «Блогун», «Виртуоз») занимает особое положение в своем сегменте. Комплексный интернет-маркетинг, поисковый маркетинг и контекстная реклама, креатив и социальные медиа, реклама в блогосфере – вот неполный перечень сильных компетенций группы.