Анна Шадрина: «Истории успеха с «Битрикс24». ОАО «Удмуртавтотранс» — перевозки на высшем уровне»
В рамках данного цикла статей мы сосредоточимся на кейсах, связанных с использованием «Битрикс24» в различных отраслях. Сервис легок в освоении и востребован в самых разных сферах деятельности. У каждой, как водится, своя специфика. Начнем со сложной, но крайней интересной темы — логистики.
Сегодня в поле зрения ОАО «Удмуртавтотранс» — организация с многолетним опытом успешных перевозок, играющая заметную роль на региональном рынке. Ведущий аналитик ГЭПиА ОАО «Удмуртавтотранс» Анна Шадрина поделится информацией об эффективной схеме работы и неизбежных нюансах, сопровождающих любую профессиональную деятельность.
Наша организация уже более 70 лет занимается оказанием услуг в сфере пассажирских перевозок. Численность персонала — около 1700 человек. Очевидно, что не все работают с «Битрикс24». В основном им пользуются инженерно-технические работники, их порядка 100. Почти две трети сотрудников, в свою очередь, занимают должности водителей и кондукторов, так что основная часть их рабочего дня проходит вдали от компьютера или другого устройства.
— Какова география ваших операций? Управление осуществляется централизованно или в рамках филиальной сети?
Анна Шадрина: ОАО «Удмуртавтотранс» обслуживает маршруты на всей территории Удмуртской Республики. Управленческий состав сосредоточен в г. Ижевске. Разумеется, нам не обойтись без филиалов, их уже 6 и планируется открывать новые.
— Развитие компании в наше время неотрывно связано с технологическими новшествами. Какие отраслевые тренды вы взяли на вооружение?
Анна Шадрина: Мы следим за всем, что происходит на рынке и смежных отраслях. Уже внедрены электронные билеты и система учета рабочего времени водителей. Как это помогает бизнесу в части ускорения процессов и экономии издержек, думаю, объяснять не надо. В продолжение отмечу, что все автобусы оснащены системами навигации, а также часть автобусов оснащается беспроводным доступом в Интернет, а сам транспорт переводится на экономичное газомоторное топливо.
— Как вы можете описать ситуацию до внедрения «Битрикс24»? Почему вообще встал вопрос о необходимости ввода в бизнес-процессы сервиса такого плана?
Анна Шадрина: Время от времени для обсуждения различных вопросов приходилось собирать рабочие группы, состоящие из сотрудников разных филиалов. Организуя традиционные совещания, мы несли существенные издержки на внутренние командировки, не говоря уже о непроизводительных затратах времени. Альтернативные каналы коммуникации, в свою очередь, не централизованы, у одних есть Skype, у других какой-нибудь мессенджер, и собрать всех в групповом чате — тоже непростая задача. Совсем другое дело, когда сотрудники используют единый инструмент, а информация гарантированно доносится до всех заинтересованных лиц.
— Рассматривали ли альтернативы «Битрикс24»? Рынок подобных сервисов в настоящее время очень разнообразен.
Анна Шадрина: Конечно, мы провели анализ рынка, сформировав своего рода шорт-лист. Отмечу, что в приоритете были отечественные разработки, не в последнюю очередь за счет отсутствия проблем с локализацией и грамотной технической поддержки.
— Таких вариантов тоже хватает, но выбор был сделан в пользу «Битрикс24». Поделитесь, что стало решающим аргументом?
Анна Шадрина: Пожалуй, общая сбалансированность внутренних сервисов. Даже на бесплатном тарифе есть все, что нужно, а модульность системы позволяет ей расти вместе с компанией, эффективно решая усложняющиеся задачи бизнеса.
— Как прошло внедрение «Битрикс24»?
Анна Шадрина: Технически процесс обошелся без инцидентов, по крайней мере, видимых для обычных пользователей. В конце концов, от нас особо ничего и не требовалось :)
— Может быть, возникли сложности с вовлечением персонала в новый продукт?
Анна Шадрина: Как нетрудно догадаться, для некоторых работников с многолетним стажем все происходящее было конкретно «в новинку». Мы пошли испытанным путем и выбрали «адвокатов системы» — активных сотрудников из числа тех, кто уже сам во всем разобрался. Именно они и помогли освоиться остальным, переведя всю деятельность компании в формат «Битрикс24» за короткий промежуток времени.
— В чем состоят основные причины проблем с вовлечением пользователей, как вы считаете?
Анна Шадрина: Людям свойственен консерватизм и страх перемен, пусть даже это изменения к лучшему. Некий подсознательный страх и нерешительность в освоении нового — вполне естественная реакция, и здесь нужно двигаться четко и постепенно, не сваливая на человека горы новой информации, особенно если он не принадлежит к энтузиастам технологий. Как я упоминала ранее, такие тоже находятся. Им в удовольствие объяснять и показывать, а при должном терпении человек либо вникнет и вольется, либо просто привыкнет. Так или иначе, задача будет выполнена, а общая производительность труда повысится.
— С целевой аудиторией «Битрикс24» в вашей компании мы уже разобрались. А как обстоят дела с топ-менеджментом? Насколько они активны в системе?
Анна Шадрина: Высшее руководство, конечно, пользуется «Битрикс24», но пока не на все сто процентов. Здесь вопрос скорее специфики управленческих задач, они не всегда ложатся в канву формального набора полей в CRM или ежедневнике. Сценарии использования, напротив, очевидны. В рамках «Битрикс24» руководство контролирует поставленные к выполнению дела и модерирует текущие обсуждения. Также регулярно озвучивается экспертное и авторитетное мнение по спорным вопросам.
— Какие функции «Битрикс24» используются наиболее активно? Какие задачи они помогают решать?
Анна Шадрина: Система внедрялась для координации деятельности рабочих групп, и это направление предсказуемо получило наибольшее развитие. В рамках каждой из них обсуждаются перспективы компании, выкладываются фотографии, инструкции, регламенты и планы дальнейших работ. Удобно, что у «1C-Битрикс» имеется продвинутая система контроля прав доступа к содержимому, это сильно поспособствовало в ходе начальной настройки.
— Компания большая, наверняка не все сотрудники даже знают друг друга. Предусмотрена ли у вас должность специалиста по внутренним коммуникациям или сотрудника, выполняющего аналогичные функции?
Анна Шадрина: Таким специалистом мы пока не обзавелись, но на данный момент сложилась инициативная группа активных пользователей «Битрикс24». С помощью системы мы знакомим друг с другом тех, кто еще не запомнил имена коллег.
— Сервис «Битрикс24» стал использоваться в компании далеко не вчера. Как вы можете оценить эффект от его использования? Стало ли удобнее обмениваться документами, быстрее приходить к решению вопросов? Есть ли какая-то измеримая статистика, которой вы можете поделиться?
Анна Шадрина: Конечно, значительно сократились затраты времени и ресурсов на обсуждение открытых задач в рабочих группах. Стало удобнее искать информацию — будь то телефон сотрудника или нужный файл. Вообще, в «Битрикс24» замечательный поиск, везде бы такой!
— Спасибо. В завершение спрошу о высоком – моральном духе команды. Стал ли коллектив дружнее, выросла ли мотивация?
Анна Шадрина: В большой компании с многолетним опытом работы в отрасли, безусловно, уже выстроены как корпоративный дух, так и высокая мотивация. Другое дело, что учиться никогда не поздно, и с внедрением «Битрикс24» сотрудники значительно повысили уровень своих знаний и умений. Открывая для себя новые сервисы, наши коллеги привлекают к их использованию остальных, а работа ОАО «Удмуртавтотранс» в результате становится только эффективнее.
ОАО «Удмуртавтотранс» — крупный транспортный комплекс Удмуртской Республики, основное направление деятельности — пассажирские перевозки автомобильным транспортом общего пользования. Предприятие уже более 70 лет осуществляет перевозки жителей Удмуртии: городские, пригородные, междугородные, туристические и заказные.
Предприятием обслуживается более 270 городских, пригородных и междугородних маршрутов регулярного сообщения, при этом ежедневно перевозится более 110 тысяч пассажиров.