Имея представительства в Архангельске, Ярославле и Калининграде, организация постоянно сталкивалась с тем, что специалистам и руководству компании было сложно координировать и вести учет территориально разнесенных, но ведущихся параллельно проектов. Обычно таких проектов – экспертиз, одновременно проводится свыше 100, и очень сложно понять, в какой стадии находится каждая из них, проконтролировать сроки и результаты.
Так было до тех пор, пока руководство компании не решило попробовать организовать бизнес-процессы с помощью «Битрикс24» – облачного сервиса, предлагающего комплекс инструментов для эффективной организации работы в компании.
«Теперь как только нам поступают материалы дела, например, на производство строительно-технической экспертизы, секретарь сразу регистрирует его в системе как новую задачу и выставляет соответствующий статус, – рассказывает руководитель компании «Норд Эксперт» Виктор Пуминов. – После этого по задаче устанавливаются все сроки – промежуточные и финальные, и она передается эксперту. При этом бизнес-процесс спрашивает эксперта, нужны ли ему дополнительные материалы, осмотры и так далее. Если нужны, то запросы на осмотры или материалы тут же становятся новыми небольшими задачами в рамках общей и попадают к специалистам, которые за это отвечают. Поэтому теперь проведение каждой экспертизы проходит точно в срок, а результаты тщательно проверяются. В любой момент все участники могут отследить, что и на какой стадии находится, понять, что еще нужно или собрать всю нужную статистику».
Кстати, запросы, связанные со срочным предоставлением недостающей информации или документов, сразу становятся видны в «Живой ленте». И все, к кому относится та или иная задача – соисполнители, наблюдатели, ответственные, тут же оказываются в курсе дела.
«Я могу с утра просмотреть «Живую ленту» и узнать все новости в компании, – говорит Виктор Пуминов. – У кого что «горит», «болит», как идут дела, какие возникли проблемы. Я сразу могу понять, где нужна моя помощь, а на что можно не тратить время и силы, потому что сотрудники справятся сами».
То же самое происходит, когда люди возвращаются из отпуска: если раньше им требовалось время, чтобы понять, что произошло в их отсутствие, то теперь, за день до выхода на работу сотрудники просто читают «Живую ленту» и оказываются в курсе всех дел. Плюс успевают поделиться «отпускными» впечатлениями с коллегами.
Сложностей с вовлечением людей в работу с «Битрикс24», по словам Виктора Пуминова, не было. Наоборот – после перевода работы в систему коллективу стало намного легче работать, потому что вся информация стала собираться в одном месте, а сам процесс проведения экспертиз, в котором около 300 этапов разной сложности, стал четким и прозрачным. У специалистов стало уходить намного меньше времени на проведение одной экспертизы, да и нужда в административных разъяснениях и приказах отпала.
«Все стали намного свободнее, но сроки при этом стали соблюдаться «свято» – из рабочего процесса перестали вылетать драгоценные дни, – говорит Виктор. – А двух сотрудников, которые до внедрения «Битрикса» занимались просто отслеживанием хода проектов, я смог перевести на другую, более важную работу. И все, что мне нужно было сделать, чтобы рабочий процесс стал продуктивнее – объяснить людям как работать в системе».
У «Норд Эксперт» также есть собственный call-центр, операторы которого вносят все контакты новых клиентов в CRM в «Битрикс24». Это ведет к тому, что информация обо всех клиентах – и имеющихся, и новых – хранится в единой базе. Более того, инструменты системы позволяют сразу отсортировать поступающие лиды по разным тематикам и без ненужных задержек передать поступившие запросы конкретным экспертам. Это тоже способствует тому, что процесс взаимодействия как с клиентами, так и с экспертами компании стал прозрачнее и намного эффективнее.